Các doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân tự làm chủ cần các công cụ mạnh mẽ nhưng giá cả phải chăng để bắt đầu kinh doanh và duy trì hoạt động kinh doanh. Những công cụ lập hóa đơn này có thể giúp ích.
Đặc biệt đối với những người kinh doanh độc lập và doanh nghiệp nhỏ, các ứng dụng lập hóa đơn giá cả phải chăng là điều cần thiết để luôn cập nhật hóa đơn và nhận thanh toán. Ứng dụng lập hóa đơn phù hợp có thể giúp lập hóa đơn cho công việc đã hoàn thành và nhận thanh toán từ khách hàng đúng hạn một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí.
NHÌN THẤY: Danh sách kiểm tra xử lý tiền lương (TechRepublic cao cấp)
Bốn ứng dụng lập hóa đơn giá cả phải chăng này dành cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân tự làm chủ có thể giúp bạn dễ dàng được thanh toán nhanh hơn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng sản phẩm, các tính năng chính, ưu và nhược điểm của sản phẩm cũng như chi phí để thiết lập và chạy ứng dụng.
Chuyển đến:
Ứng dụng lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ: Bảng so sánh
| Số lượng người dùng | tích hợp | thanh toán hóa đơn | hỗ trợ qua điện thoại | Ứng dụng di động | |
|---|---|---|---|---|---|
| Sách nhanh | Phiên bản nâng cao hỗ trợ 10 người dùng | Trên 600 | Đúng | Đúng | Đúng |
| sách mới | 1 người dùng. Người dùng bổ sung là $10 | trên 80 | Đúng | Đúng | Đúng |
| Zoho | Vô hạn | Hơn 500 | Yêu cầu tích hợp | Đúng | Đúng |
| Xero | Vô hạn | Hơn 1000 | Yêu cầu tích hợp | KHÔNG | Đúng |
Sách nhanh
QuickBooks Online của Intuit là phần mềm kế toán dành cho các doanh nhân độc lập và doanh nghiệp nhỏ giúp họ quản lý tốt hơn các quy trình liên quan đến lập hóa đơn, nhận thanh toán và chạy báo cáo tài chính. Chủ doanh nghiệp có thể truy cập ngay vào thông tin khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên từ cổng thông tin trực tuyến của họ.
các tính năng chính
- Tạo hóa đơn có thương hiệu, có thể tùy chỉnh với các mẫu hiện đại
- Tự động thiết lập và gửi hóa đơn định kỳ
- Tự động khớp giữa các khoản thanh toán và hóa đơn
- Cách tiếp cận thân thiện với thiết bị di động để lập hóa đơn, nhận thanh toán và các tác vụ khác
ưu
- Giao diện người dùng có thể truy cập
- Một số tính năng tự động hóa
- Tài nguyên khắc phục sự cố mở rộng
Nhược điểm
- Xử lý thanh toán khó khăn
- Thiếu một số tính năng nâng cao, bao gồm các công cụ dành riêng cho ngành
định giá
QuickBooks Online có ba gói giá chính cho người dùng doanh nghiệp nhỏ:
- Bắt đầu đơn giản: $17
- Thiết yếu: $26
- Thêm: $36
Điều quan trọng cần lưu ý là QuickBooks thường xuyên cung cấp giá chiết khấu. Ví dụ: nó hiện đang cung cấp ưu đãi giảm giá 50% trong ba tháng cho mỗi gói này nếu bạn mua ngay bây giờ.
sách mới
FreshBooks là một giải pháp lập hóa đơn và kế toán giá cả phải chăng giúp các cá nhân và công ty nhỏ dễ dàng tạo các hóa đơn có giao diện chuyên nghiệp và tùy chỉnh. Hóa đơn có thể được gửi qua email, thời gian tính phí có thể được theo dõi dễ dàng và có thể thu thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng và tiền gửi ACH. Freshbooks có sẵn trên các thiết bị iOS và Android.
các tính năng chính
- Trình tạo hóa đơn để đơn giản hóa việc thêm thời gian và chi phí được theo dõi khi đang di chuyển
- Các tùy chọn giá khác nhau, bao gồm giá cố định để dự báo dòng tiền dễ dàng và ổn định hơn
- Quản lý quy trình làm việc để lập hóa đơn định kỳ, theo dõi thời gian và quản lý dự án
- Cập nhật tức thì để xem khi hóa đơn được xem và thanh toán
ưu
- Dễ sử dụng cho dịch giả tự do và doanh nghiệp rất nhỏ
- Dịch vụ khách hàng xuất sắc, bao gồm cả thời gian hỗ trợ qua điện thoại kéo dài
Nhược điểm
- Thiếu công cụ cho các doanh nghiệp lớn hơn
- Tùy chỉnh hạn chế
định giá
Bốn kế hoạch hàng tháng có sẵn:
- Lite: $17 mỗi tháng
- Thêm: $30 mỗi tháng
- Phần thưởng: $55 mỗi tháng
- Lựa chọn: Giá cả và kế hoạch tùy chỉnh
Giảm giá có sẵn cho người mua chọn kế hoạch thanh toán hàng năm. Mỗi gói Lite, Plus và Premium đều có tùy chọn dùng thử miễn phí. Ngoài ra, FreshBooks thường cung cấp giảm giá và giao dịch. Ví dụ: mỗi gói của nó hiện giảm 70% so với giá thông thường trong ba tháng.
Sách Zoho
Zoho Books là phần mềm lập hóa đơn và kế toán dành cho các doanh nghiệp nhỏ giúp việc lập hóa đơn và quản lý các khoản phải thu trở nên đơn giản. Các công ty có thể tùy chỉnh hóa đơn và bảng sao kê để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhận thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ. Có sẵn trên iOS và Android, Zoho Books giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian, cộng tác với khách hàng và được thanh toán trực tuyến nhanh hơn.
các tính năng chính
- Chia sẻ báo giá với khách hàng để tăng tốc độ phê duyệt ước tính
- Nhiều lựa chọn thanh toán cho khách hàng: Tiền mặt, séc và thanh toán trực tuyến
- Tự động tính phí cho các giao dịch định kỳ và tự động thu tiền cho các khoản thanh toán
- Ước tính chuyển đổi thành đơn đặt hàng và đơn đặt hàng được lập hóa đơn
ưu
- Phiên bản miễn phí có sẵn
- Báo cáo xuất sắc
- Khả năng tùy biến rộng rãi
Nhược điểm
- Không tích hợp với Zoho Inventory
- Đường cong học tập dốc cho các chức năng nâng cao
- Không phải là giao diện người dùng tốt nhất
định giá
Zoho Books có sáu gói giá khác nhau:
- Miễn phí: $0, khuyến nghị cho các doanh nghiệp có doanh thu dưới $50.000 mỗi năm
- Tiêu chuẩn: $15 mỗi tổ chức mỗi tháng
- Chuyên nghiệp: $40 mỗi tổ chức mỗi tháng
- Phần thưởng: $60 mỗi tổ chức mỗi tháng
- Ưu tú: $120 mỗi tổ chức mỗi tháng
- Tối thượng: $240 mỗi tổ chức mỗi tháng
Zoho cũng cung cấp các tùy chọn thanh toán hàng năm với mức giá thấp hơn.
Xero
Xero là phần mềm kế toán tất cả trong một cho phép các doanh nhân và doanh nghiệp làm mọi thứ họ cần để điều hành doanh nghiệp của mình. Nó đặc biệt hữu ích cho việc lưu giữ hồ sơ ngăn nắp, gọn gàng và đơn giản hóa việc quản lý tuân thủ.
Xero kết nối bạn với 800 ứng dụng của bên thứ ba để giúp việc điều hành doanh nghiệp trở nên dễ quản lý hơn. Nó có sẵn trên các thiết bị iOS và Android, vì vậy chủ sở hữu doanh nghiệp có thể xử lý việc lập hóa đơn và các tác vụ khác mọi lúc, mọi nơi.
các tính năng chính
- Bố cục hóa đơn có thể tùy chỉnh với khả năng thêm nhiều trường hơn và điều chỉnh logo, điều khoản thanh toán và thông báo tiêu chuẩn
- Thanh toán trực tuyến có thể được chấp nhận bằng nút Thanh toán ngay trên hóa đơn hoặc cổng thanh toán của bên thứ ba
- Khả năng xem khi khách hàng đã xem hóa đơn
ưu
- Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba mở rộng, bao gồm cả bảng lương Gusto
- dễ sử dụng
- Tất cả các gói hỗ trợ người dùng không giới hạn
- Ứng dụng di động xuất sắc
Nhược điểm
- Không có số điện thoại hỗ trợ khách hàng chuyên dụng
- Kế hoạch cấp nhập cảnh có giới hạn về hóa đơn và hóa đơn
định giá
Xero có ba kế hoạch hàng tháng:
- Sớm: $13 mỗi tháng
- Phát triển: $37 mỗi tháng
- Thành lập: $70 mỗi tháng
Bản dùng thử miễn phí cũng có sẵn cho người mua quan tâm.
Bạn nên tìm gì trong các ứng dụng lập hóa đơn?
tích hợp
Một số ứng dụng có thể xử lý tất cả các nhu cầu lập hóa đơn và kế toán của bạn; tuy nhiên, một số yêu cầu tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn nên kiểm tra xem ứng dụng lập hóa đơn mà bạn quan tâm có tích hợp với ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn hay không để đảm bảo việc giới thiệu phần mềm lập hóa đơn mới cho doanh nghiệp của bạn diễn ra suôn sẻ.
Nếu ngăn xếp công nghệ hiện tại của bạn không tích hợp hoặc có một số vấn đề về khả năng tương thích, bạn có thể cần đánh giá các tùy chọn khác.
tùy biến
Ứng dụng lập hóa đơn bạn chọn phải đủ khả năng tùy chỉnh để bạn định dạng hóa đơn và các quy trình khác theo nhu cầu của mình. Ví dụ: khả năng tùy chỉnh giúp chiếu hình ảnh đại diện chính xác về công ty của bạn trên hóa đơn có logo công ty và các tính năng ghi nhãn màu trắng khác.
Các tính năng tùy chỉnh ứng dụng hóa đơn cũng có thể cung cấp cho bạn khả năng tạo và lưu các loại hóa đơn khác nhau cho các khách hàng khác nhau mà không yêu cầu bạn phải sửa đổi hóa đơn theo cách thủ công mỗi lần.
khả năng mở rộng
Lý tưởng nhất là bạn muốn đầu tư vào một ứng dụng lập hóa đơn cho phép bạn tăng hoặc giảm quy mô kinh doanh của mình mà không cần phải thay đổi phần mềm. Tăng trưởng trong kinh doanh nhiều khả năng sẽ dẫn đến tăng hóa đơn và khối lượng giao dịch cũng như mức độ phức tạp.
Cho dù bạn có dự định thay đổi số lượng nhân viên của mình hay không, thì tốt nhất là bạn nên có sự linh hoạt để tăng và giảm quy mô. Thông thường, một ứng dụng có số lượng người dùng không giới hạn hoặc mô hình định giá theo cấp sẽ mang lại khả năng mở rộng tốt hơn.
Hỗ trợ khách hàng
Cho dù bạn cần hỗ trợ kỹ thuật cho cấu hình ban đầu hay khi bạn gặp sự cố trong quá trình thực hiện, thì việc có được sự hỗ trợ khách hàng vững chắc từ nhà cung cấp là điều cần thiết. Một lợi thế khi làm việc với các giải pháp phần mềm được sử dụng rộng rãi, chẳng hạn như QuickBooks, là bạn có được một số tài nguyên trực tuyến, chẳng hạn như các diễn đàn và bài viết bên cạnh hỗ trợ khách hàng và khắc phục sự cố truyền thống.
Khả năng tương thích ứng dụng di động và web
Giải pháp lập hóa đơn bạn chọn phải cung cấp giao diện ứng dụng web và di động để người dùng có thể truy cập các công cụ lập hóa đơn từ mọi thiết bị, mọi nơi. Tìm kiếm giải pháp lập hóa đơn với giao diện người dùng di động mạnh mẽ có thể xử lý và truy xuất thông tin trong thời gian thực.
Lợi ích của việc sử dụng các ứng dụng lập hóa đơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
Việc sử dụng ứng dụng lập hóa đơn mang lại giá trị đồng tiền rất lớn vì ứng dụng này giúp hợp lý hóa một số quy trình kinh doanh. Với ứng dụng phù hợp, bạn có thể tự động hóa một số bước liên quan đến lập hóa đơn để tối đa hóa hiệu quả, đặc biệt khi bạn cần gửi nhiều hóa đơn cùng một lúc. Các ứng dụng lập hóa đơn cũng giúp cải thiện việc giám sát chi phí của công ty và giảm khả năng xảy ra lỗi của con người.
NHÌN THẤY: Bộ dụng cụ tuyển dụng: Giám đốc tài chính CNTT/giám đốc ngân sách (TechRepublic cao cấp)
Các tính năng theo dõi mà nhiều ứng dụng lập hóa đơn có cho phép bạn xem những khách hàng thanh toán cho bạn đúng hạn và những khách hàng trả chậm. Khả năng hiển thị mở rộng này và cải thiện hiệu quả trong việc tạo và gửi hóa đơn có thể cải thiện dòng tiền, điều này cực kỳ quan trọng đối với những người làm nghề tự do, những người kinh doanh độc lập và các doanh nghiệp nhỏ.
Ngoài ra, việc sử dụng các ứng dụng lập hóa đơn sẽ mang lại cho công ty của bạn một giao diện chuyên nghiệp, với nhãn trắng, mẫu và các công cụ khác để giúp chuẩn hóa định dạng hóa đơn. Cuối cùng, các ứng dụng lập hóa đơn có thể giúp việc kiểm tra dễ dàng hơn bằng cách đơn giản hóa việc truy xuất dữ liệu và tạo báo cáo.
Đọc tiếp: Dịch vụ xử lý bảng lương hàng đầu cho các doanh nghiệp nhỏ (TechRepublic)
