Bạn đã có thể làm việc trong tài liệu Microsoft Word cùng lúc với người khác trong nhiều năm. Kể từ Word 2010, nếu tệp được lưu trữ ở đâu đó như OneDrive hoặc SharePoint, thì bạn đã chia sẻ tệp với những người bạn muốn cộng tác và tệp ở định dạng .DOCX chứ không phải .DOC.
Nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải của dải băng hiển thị cho bạn biết những người khác đang làm việc trong cùng tài liệu với bạn và các cờ nhiều màu sắc có tên viết tắt của họ cho bạn biết họ đang thực hiện thay đổi ở đâu trong tệp, vì vậy mọi người không cố gắng thực hiện cùng một sự thay đổi trong cùng một thời điểm. Microsoft gọi đây là đồng tác giả.
NHÌN THẤY: Microsoft Office Professional 2021 cho Windows: Giấy phép trọn đời (Học viện TechRepublic)
Chuyển đến:
Xung đột chỉnh sửa từ có thể dẫn đến nhầm lẫn và mất công việc
Các phiên bản Word cũ hơn khóa toàn bộ đoạn văn mà mỗi người đặt con trỏ vào để tránh ghi đè, nhưng trong khi bạn có thể thấy vị trí người khác đang nhập, bạn vẫn có thể thay đổi điều gì đó cản trở công việc họ đang làm – và nếu một trong số các bạn đang làm việc ngoại tuyến, cả hai bạn có thể thay đổi cùng một câu theo những cách khác nhau.
Nếu bạn đang sử dụng Word trên iPad, hai người có thể chỉnh sửa cùng một phần cùng lúc nhưng tài liệu sẽ không lưu cho đến khi bạn kiểm tra trên tab Xung đột để đưa ra quyết định về bất kỳ thay đổi nào xung đột.
Nếu bạn thực hiện các chỉnh sửa xung đột trong Word trên máy tính khi bạn không kết nối, khi trực tuyến trở lại, bạn sẽ thấy lỗi đồng bộ hóa từ OneDrive khi bạn trực tuyến trở lại cho bạn biết rằng bạn cần mở tài liệu và xử lý xung đột ( các thay đổi của bạn sẽ được lưu trữ trong một bản sao cục bộ của tài liệu với tên máy tính của bạn được thêm vào). Nếu điều này xảy ra khi bạn đang trực tuyến, bạn sẽ thấy một thanh lỗi bên trong Word cho bạn biết rằng quá trình tải lên của bạn không thành công và Lưu Tự động sẽ ngừng hoạt động – đồng thời bạn sẽ không thấy các chỉnh sửa mới từ những người khác trong tài liệu, vì vậy nếu bạn tiếp tục làm việc bạn sẽ chỉ nhận được xa hơn phía sau.
Dù bằng cách nào, khắc phục sự cố có nghĩa là từ bỏ các thay đổi của riêng bạn (chọn Hủy thay đổi), lưu một bản sao cục bộ của tài liệu – hoặc tạm thời sao chép nội dung vào một tài liệu trống – rồi thực hiện lại tất cả các chỉnh sửa của bạn, bằng cách cuộn qua tài liệu thủ công hoặc sử dụng các công cụ So sánh trên tab Xem lại trong dải băng.
Đôi khi, bạn sẽ thấy nút Giải quyết trên thanh lỗi cho phép bạn duyệt qua tất cả các thay đổi xung đột như thể bạn đang sử dụng Theo dõi Thay đổi và chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi đó. Điều đó thường có nghĩa là ai đó đang chỉnh sửa tài liệu không bật tính năng Lưu tự động ngay từ đầu, nhưng trên thực tế, việc khắc phục có thể dễ dàng hơn vì nó làm rõ vấn đề nằm ở đâu.
Sửa lỗi cộng tác
Cách mới để khôi phục từ các loại xung đột chỉnh sửa này đã được triển khai trong các bản phát hành Người dùng nội bộ Office gần đây (2208 và các bản dựng mới hơn của Kênh Beta) cũng cho phép bạn xem lại các thay đổi xung đột mà không làm cho nó giống như lỗi hoặc yêu cầu bạn tạo nhiều thay đổi. tài liệu để bạn có thể sao chép và dán những gì bạn đã nhập một lần. Thay vào đó, thông báo màu vàng ở đầu tài liệu của bạn yêu cầu bạn xem lại các chỉnh sửa xung đột và hiển thị chúng dưới dạng các thay đổi được theo dõi – nhưng tác giả được hiển thị là Microsoft Word chứ không phải là một trong các đồng nghiệp của bạn.
- Nhấp vào Xem lại các thay đổi và bạn sẽ thấy các xung đột được đánh dấu trong tài liệu. Bạn có thể cần bật Hiển thị đánh dấu hoặc chọn Tất cả đánh dấu trong Theo dõi thay đổi trên tab Xem lại của thanh công cụ để hiển thị chúng.
- Hoặc bạn có thể sử dụng các nút điều hướng Chấp nhận và Từ chối trên trình đơn thả xuống Thay đổi để điều hướng qua chúng và xử lý từng vấn đề.
Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không làm việc trong bản sao ngoại tuyến của tài liệu khi đang chỉnh sửa, để mọi người có thể xem các chỉnh sửa của bạn khi bạn làm việc và bạn sẽ nhận được các chỉnh sửa mà họ đang thực hiện trực tiếp trong tài liệu.
Đôi khi, bạn sẽ thấy rằng bạn và một tác giả khác đã đưa ra các lựa chọn khác nhau, chẳng hạn như sử dụng một từ hoặc chữ số cho một số hoặc cập nhật tài liệu tham khảo với thông tin mới hơn. Những lần khác, bạn sẽ thấy văn bản bạn thêm vào tài liệu đã bị xóa – không phải do người khác cố ý xóa văn bản đó mà vì Word không thể tải lên và đồng bộ hóa tài liệu; trong trường hợp đó, việc từ chối thay đổi sẽ khôi phục lại những gì bạn đã thêm mà không cần thực hiện thêm thao tác sao chép hoặc nhập lại.
Bạn cũng có thể thấy nút Làm mới trên thanh công cụ cho bạn biết có phiên bản mới hơn của tài liệu; điều này có nghĩa là đã xảy ra sự cố với kết nối mạng của bạn nhưng bạn chưa thực hiện bất kỳ thay đổi xung đột nào. Mặc dù Word không thể tự động cập nhật tài liệu với các thay đổi của người khác, nhưng bạn không phải thay đổi bất kỳ công việc nào của chính mình.
Có thể đôi khi Word sẽ đột ngột đóng, mở lại và cho bạn biết rằng tài liệu đã được cập nhật – điều đó có nghĩa là bạn đã gặp phải cùng một loại sự cố mạng, nhưng chúng đã được khắc phục và bạn không phải thay đổi bất kỳ chỉnh sửa nào của mình . Hãy coi điều đó giống như việc Word nhấn nút Làm mới cho bạn mà không cần hỏi – điều này thật khó chịu, nhưng nó giúp bạn tránh phải xử lý các quyết định về các thay đổi mâu thuẫn sau này vì bạn không làm việc trong phiên bản cũ hơn của tài liệu.
Đồng tác giả trong Word, SharePoint và OneDrive
Nếu bạn đang sử dụng Word trên web, phiên bản Word dành cho thiết bị di động hoặc phiên bản dành cho máy tính để bàn của Word 2016 trở lên, các thay đổi sẽ tự động lưu và tất cả các bạn sẽ nhìn thấy các chỉnh sửa của nhau ít nhiều trong thời gian thực – miễn là tất cả các bạn đều có Đăng ký Microsoft 365. Ai đó đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn hoặc không có đăng ký Office sẽ phải nhấn Lưu để đồng bộ hóa các thay đổi của họ và xem các thay đổi của bạn.
Tương tự, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tệp Word nếu nó được lưu trữ trong SharePoint Server. Khi một người lưu tệp, những người khác đang làm việc trên tệp đó sẽ nhận được thông báo rằng có các chỉnh sửa mới mà họ có thể chọn xem ngay hoặc chờ xem sau.
Đó là trải nghiệm giống như khi bạn đang làm việc trên một tài liệu được lưu trữ trong OneDrive hoặc OneDrive for Business khi bạn không kết nối: Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và khi bạn trực tuyến trở lại, những người khác trong tài liệu sẽ được thông báo về các thay đổi của bạn và bạn sẽ thấy thông báo về bất kỳ chỉnh sửa nào họ đã thực hiện. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo rằng ai đó đã thực hiện các thay đổi khi bạn mở lại tài liệu đã được chỉnh sửa kể từ lần cuối cùng bạn làm việc với tài liệu đó.
Nếu sử dụng Word trên web, bạn có thể chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu một cách cộng tác khi chúng được lưu trữ trên các dịch vụ có thể xử lý tính năng đồng tác giả như Box, Dropbox hoặc Citrix ShareFile và tùy thuộc vào gói đăng ký mà bạn có đối với dịch vụ lưu trữ của mình, bạn có thể không cần đăng ký Office. Với Box và một số dịch vụ khác, bạn cũng có thể đồng tác giả trên iOS; với Dropbox, nó cũng hoạt động trên Android. Tuy nhiên, bạn không thể đồng tác giả tài liệu được lưu trữ trên Google Drive trong Office trên web hoặc bất kỳ thiết bị nào khác.
Nếu bạn không thể sử dụng tính năng đồng tác giả, thì có một số điều cần kiểm tra, bắt đầu bằng việc bạn có trực tuyến hay không. Tài liệu rất dài, tài liệu đã được mở trong một thời gian rất dài, Chính sách nhóm, quyền đối với tài liệu, tài liệu chính, có macro trong tài liệu, điều khiển ActiveX và các đối tượng OLE đều có thể chặn chỉnh sửa đồng thời.
Vấn đề phổ biến nhất là các thay đổi xung đột, đó là khi hai tác giả thực hiện các chỉnh sửa khác nhau cho cùng một phần. Các bản cập nhật đồng tác giả Word thông báo cho người viết này cung cấp một cách liền mạch hơn để phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi và tự động làm mới tài liệu giúp giảm bớt sự nhầm lẫn khi nhiều người đang làm việc trong một tài liệu.
Đọc tiếp: Cách sắp xếp lại trang nhanh chóng trong Microsoft Word (TechRepublic)
