Theo một nghiên cứu mới của công ty quản lý SaaS Productiv, các tổ chức có thể chi gần 10.000 đô la cho mỗi nhân viên cho phần mềm dưới dạng dịch vụ vào năm 2023. Đánh giá hàng năm từ 2021 đến 2023 đã khảo sát 100 triệu giấy phép SaaS sử dụng các dịch vụ của chính Productiv, chủ yếu ở Hoa Kỳ.
Chuyển đến:
Các tổ chức sử dụng ứng dụng SaaS nào nhiều nhất?
Bộ phận trung bình hiện sử dụng trung bình 87 ứng dụng SaaS, tăng 27% từ năm 2022 đến năm 2023. Năm ứng dụng SaaS phổ biến nhất nói chung là:
- Lucidchart
- Lực lượng bán hàng
- Đám mây Atlassian
- DocuSign
Danh sách này hầu như không thay đổi kể từ năm 2021, với năm ứng dụng được liệt kê ở trên hoán đổi vị trí nhưng vẫn nằm trong top năm. Zendesk là một ứng dụng phổ biến khác trong số các nhóm thành công của khách hàng, trong khi Figma xuất hiện trong năm ứng dụng hàng đầu cho các nhóm kỹ thuật.
Các nhóm kỹ thuật có xu hướng sử dụng nhiều ứng dụng SaaS nhất, với trung bình 108 ứng dụng. Nhóm bảo mật và CNTT có mức tăng trưởng cao nhất về mức sử dụng ứng dụng SaaS từ năm 2022 đến năm 2023, với mức tăng 33% chủ yếu ở giải pháp điểm và công cụ ROI.
NHÌN THẤY: Khám phá cách phần mềm như một dịch vụ tác động đến doanh nghiệp của bạn.
Chi tiêu SaaS tăng ngay cả khi quản trị được cải thiện
Việc áp dụng SaaS tiếp tục tăng dần. Danh mục đầu tư SaaS trung bình đã tăng 32% trong hai năm qua.
Khi được chia nhỏ theo quy mô của tổ chức, dữ liệu cho thấy:
- Danh mục SaaS dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng 5%.
- Danh mục đầu tư thị trường trung bình tăng 41%.
- Danh mục đầu tư doanh nghiệp tăng 49%.
Jody Shapiro, giám đốc điều hành và đồng sáng lập của Productiv, cho biết: “Dữ liệu của chúng tôi cho thấy con đường hành động ngay lập tức đối với các CFO là xác định và hợp nhất tốt hơn các ứng dụng SaaS, do áp lực giảm chi phí hiện đang phải đối mặt với mọi công ty. “Việc mua và gia hạn phần mềm không bao giờ dừng lại, nhưng các phương pháp mua sắm tốt nhất đòi hỏi các quyết định hợp tác sử dụng dữ liệu trên toàn bộ lãnh đạo CNTT, mua sắm, tài chính và chức năng về phần mềm nào sẽ mua, gia hạn, thu nhỏ và hợp nhất.”
XEM: Tải xuống tùy chỉnh này chính sách mua sắm phần mềm từ TechRepublic cao cấp
Một số SaaS ẩn mình trong bóng tối
Shadow SaaS là những ứng dụng được nhân viên mua và sử dụng ngoài sự chấp thuận và hiểu biết của nhóm CNTT. CNTT có thể không biết các ứng dụng này có giá bao nhiêu, chúng được sử dụng như thế nào hoặc chúng được sử dụng ở mức độ nào.
Các ứng dụng SaaS bóng tối phổ biến nhất là Evernote, Coursera và Canva.
Lượng SaaS bóng tối trong các tổ chức đã giảm từ năm 2022 đến năm 2023, cho thấy các tổ chức đã nhận thức rõ hơn về sự phình to và thực hiện các hành động quản trị hiệu quả hơn để giảm sự mở rộng. Tuy nhiên, SaaS bóng tối vẫn có thể chiếm hơn một nửa (51%) số ứng dụng trong danh mục SaaS trung bình.
Productiv đã phát hiện các ứng dụng SaaS bóng tối bằng cách sử dụng Đăng nhập xã hội của Google và báo cáo chi phí nhân viên.
Các tổ chức từ từ cắt giảm các ứng dụng không sử dụng
Một lĩnh vực khác mà các tổ chức có thể cải thiện hiệu quả về những gì SaaS họ sử dụng là giảm các ứng dụng không sử dụng. Trong số các tổ chức được khảo sát, 53% giấy phép SaaS không được sử dụng. Việc sử dụng giấy phép tăng nhẹ (2%) từ năm 2022 đến năm 2023. Các công ty sử dụng nhiều ứng dụng hơn cho mỗi danh mục và đồng thời tăng mức sử dụng giấy phép cho thấy các tổ chức đang cải thiện các nỗ lực hợp lý hóa và hợp nhất của họ, Productiv cho biết.
Các ứng dụng có tỷ lệ sử dụng giấy phép thấp nhất là Greenhouse, Asana và Jira. Productiv lưu ý rằng không có loại ứng dụng nào thống trị danh sách giấy phép không được sử dụng.
ChatGPT tạo sóng giữa SaaS bóng tối
Ứng dụng AI thời thượng ChatGPT có thể được coi là SaaS bóng tối nếu nhân viên sử dụng các cấp miễn phí hoặc thuê bao mà không có sự tham gia của CNTT.
Aashish Chandarana, giám đốc thông tin của Productiv, cho biết trong một thông cáo báo chí: “Báo cáo của chúng tôi cho thấy việc sử dụng ChatGPT trong bóng tối rộng rãi, đã đến lúc các công ty tìm ra cách thúc đẩy sự đổi mới bằng cách sử dụng ChatGPT mà không gặp rủi ro bảo mật.
Trong các trường hợp mà Productiv tìm thấy, nhân viên thường sử dụng ChatGPT để viết email và nội dung tiếp thị, tóm tắt ghi chú cuộc họp, nghiên cứu vấn đề, viết mã và tìm lỗi mã hóa. Bộ phận tiếp thị, kỹ thuật và sản phẩm sử dụng ChatGPT nhiều nhất.
Thay đổi trong chi tiêu SaaS: Thời hạn hợp đồng rút ngắn
Khi nhiều công ty chuyển sang hình thức làm việc từ xa, nhiều công ty nhận thấy rằng các hợp đồng ngắn hạn (một năm) được ưa chuộng hơn vì chúng cho phép linh hoạt hơn. Giảm thời hạn hợp đồng cũng là một cách để các tổ chức giảm chi phí chung.
Hợp đồng một năm chiếm 79% tổng số hợp đồng vào năm 2020 và 85% tổng số hợp đồng vào năm 2022. Hợp đồng ba năm trở lên giảm nhiều nhất so với năm trước.
Vào năm 2023, chi tiêu SaaS cho mỗi nhân viên trung bình là 9.643 USD, giảm so với năm trước. Các doanh nghiệp lớn đã chi trung bình 7.492 đô la cho mỗi nhân viên vào năm 2022, trong khi các doanh nghiệp cỡ trung bình chi 10.045 đô la và các doanh nghiệp vừa và nhỏ chi 11.196 đô la. Productiv cho biết, các doanh nghiệp lớn đã chi tiêu ít hơn vì họ nhận được chiết khấu theo số lượng lớn và thỏa thuận cấp phép trên toàn doanh nghiệp, cũng như hiệu quả mở rộng quy mô tốt hơn với các ứng dụng dựa trên mức tiêu dùng.
Chandarana cho biết: “Để tránh CNTT trong bóng tối, các tổ chức cần phát triển các chính sách quản trị SaaS phù hợp để giúp các nhóm loại bỏ các ứng dụng miễn phí và đã mua của họ khỏi bóng tối, đồng thời đảm bảo mức độ phù hợp của các chính sách của công ty đối với việc mua sắm, bảo mật và tuân thủ,” Chandarana nói.
XEM: Tải xuống tùy chỉnh này chính sách CNTT ẩn từ TechRepublic cao cấp
Chandarana cho biết, khi nói đến việc hợp nhất SaaS, các tổ chức nên đảm bảo rằng các nhóm CNTT, tài chính và mua sắm đang làm việc trên cùng một dữ liệu để ngăn SaaS bóng tối len lỏi vào.
“Hiểu biết chi tiết về phần mềm bạn sở hữu, cách sử dụng phần mềm đó ở cấp độ nhóm và tính năng sẽ cho phép bạn đưa ra các quyết định thông minh nhằm thúc đẩy giá trị từ ngăn xếp phần mềm của bạn và đóng góp có ý nghĩa vào năng suất, hiệu quả tài chính và tăng trưởng kinh doanh ” anh ấy nói.
