Đối với nhiều tổ chức, công việc từ xa và kết hợp tiếp tục là tiêu chuẩn và ngay cả các cuộc họp trực tiếp cũng thường có những người tham dự từ xa. Tìm hiểu cách bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách để Microsoft Outlook tự động tạo cuộc họp trực tuyến cho tất cả các cuộc họp bằng cách sử dụng nền tảng phần mềm ưa thích của bạn.
Chuyển đến:
Xác định xem Microsoft Teams có phù hợp với tổ chức của bạn không
Nếu bạn có giấy phép Microsoft Teams và đăng ký Office 365, các phiên bản gần đây của Outlook đã biến các cuộc họp Teams thành mặc định cho mọi cuộc họp bạn tạo trong lịch của mình.
Quản trị viên CNTT có thể sử dụng PowerShell để bật tính năng này cho mọi người trong tổ chức với Set-OrganizationConfig -OnlineMeetingsByDefaultEnabled $True. Nhưng nếu người dùng đã thay đổi cài đặt này trong Outlook, thì lệnh PowerShell sẽ không thay đổi lại chúng.
Giờ đây, mọi cuộc họp bạn tạo sẽ được thiết lập dưới dạng cuộc họp Microsoft Teams miễn là bạn mời người khác tham dự — trừ khi cuộc họp diễn ra lâu hơn 24 giờ.
Nếu bạn không thích điều đó, bạn có thể tắt nó riêng lẻ; trong Outlook cho Windows, cài đặt đó nằm trong Tệp | Tùy chọn | Lịch (Hình A). Đó cũng là nơi bạn có thể chọn để có một nền tảng cuộc họp khác cho các cuộc họp trực tuyến của mình thay vì Teams.
Hình A
Các hạn chế đối với tích hợp Microsoft Teams tại chỗ của Exchange Server
Nếu bạn muốn tổ chức các cuộc họp Microsoft Teams trực tiếp từ Outlook — hoặc thậm chí xem lịch Outlook của mình trong Teams — và nếu bạn sử dụng Exchange Server tại chỗ, thì bạn cần phải có Exchange Server 2016 trở lên trong triển khai kết hợp. Bạn không cần phải sử dụng hộp thư trực tuyến, nhưng bạn cần định cấu hình quyền truy cập lịch một cách chính xác; nếu không có điều đó, phần bổ trợ Cuộc họp nhóm sẽ không khả dụng.
Trong một phiên tại 2022 Microsoft Exchange Community Technical Airlift, nhóm Exchange cho biết họ đã nhận được rất nhiều phản hồi từ khách hàng về việc làm cho phần bổ trợ này hoạt động cho Exchange Server và xác nhận rằng “chắc chắn đó là kế hoạch của chúng tôi”, mặc dù nó không không hiển thị như đang diễn ra trong cộng đồng Exchange Server Feedback.
Chọn nền tảng cuộc họp mặc định của bạn
Tạo cuộc họp Nhóm Microsoft từ Outlook sử dụng plugin sẽ được cài đặt tự động với Outlook. Các nền tảng cuộc họp khác có phần bổ trợ Microsoft Office riêng cho phép bạn tạo cuộc họp trên dịch vụ đó trực tiếp trong lịch của mình. Chúng bao gồm:
Nhưng nếu Microsoft Teams được cài đặt, nó sẽ là mặc định trừ khi bạn chọn một nhà cung cấp cuộc họp khác.
Nếu bạn hoàn toàn không sử dụng Teams và bạn chỉ cài đặt một phần bổ trợ cuộc họp, phần bổ trợ đó sẽ tự động được sử dụng cho các cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn có nhiều phần bổ trợ, thì phần bổ trợ mặc định sẽ là bất kỳ phần bổ trợ nào mà người quản trị CNTT đã cài đặt và đặt cấu hình làm phần bổ trợ mặc định.
Nếu bạn đã cài đặt phần bổ trợ cuộc họp cũ
Danh sách trên chứa các phần bổ trợ Microsoft Office “hiện đại” chứ không phải phần bổ trợ COM kế thừa dành cho Outlook chỉ hoạt động trên Windows. Nếu bạn vẫn đang sử dụng phần bổ trợ cũ hơn để tạo cuộc họp trực tuyến, thì việc bật cuộc họp trực tuyến theo mặc định có thể thêm cả chi tiết cuộc họp mà bạn muốn và liên kết cuộc họp Teams trùng lặp vào lời mời trên lịch.
Nếu đã cài đặt phần bổ trợ hiện đại, hãy gỡ cài đặt phần bổ trợ COM cũ và thay thế phần bổ trợ đó bằng phần bổ trợ Microsoft Office mới hơn. Nếu bạn không thể gỡ cài đặt bổ trợ COM cũ, bạn sẽ phải tắt Thêm cuộc họp trực tuyến vào tất cả các cuộc họp trong cài đặt Lịch của Outlook (như minh họa trong Hình A ở trên). Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tạo các cuộc họp trực tuyến riêng lẻ; quản trị viên có thể vô hiệu hóa tính năng đó trên toàn cầu bằng PowerShell với Set-OrganizationConfig -OnlineMeetingsByDefaultEnabled $False.
Nếu bạn sử dụng máy Mac hoặc hệ điều hành khác
Đây là cách bạn có thể chọn các cuộc họp trực tuyến và nhà cung cấp cuộc họp của mình trong các phiên bản khác của Outlook.
- Mac: Tìm trong Tùy chọn Outlook | Lịch.
- Outlook cho web: Xem bên dưới Cài đặt Outlook | Xem tất cả cài đặt Outlook | Lịch | Sự Kiện Và Lời Mời.
- Android: Mở Hồ sơ Outlook của bạn và chọn Cài đặt | Tài khoản.
- iOS: Mở Cài đặt | Tài khoản Email | Cài đặt tài khoản.
Tuy nhiên, bạn không cần đặt dịch vụ cuộc họp nào bạn muốn sử dụng ở mọi nơi bạn sử dụng Outlook; chọn nó trên một thiết bị và nó sẽ được chọn trong bất kỳ ứng dụng khách Outlook nào khác mà bạn sử dụng tài khoản đó.
NHÌN THẤY: Phiên bản mới nhất của Microsoft Teams có thể không khả dụng cho bạn nếu bạn sử dụng thiết bị không chạy Windows.
Các tùy chọn không hoàn toàn giống nhau trên thiết bị di động. Cả Android và iOS đều cho phép bạn tham gia cuộc họp trực tuyến từ Outlook cho dù đó là trong Teams hay sử dụng nhà cung cấp khác, nhưng chỉ có Outlook dành cho Android cho phép bạn thiết lập cuộc họp trên các nền tảng cuộc họp khác trực tiếp từ lịch Outlook — Outlook dành cho iOS không thể làm được điều đó chưa.
Và mặc dù người dùng có thể tự cài đặt nhà cung cấp cuộc họp bên thứ ba trong Outlook trên Android hoặc iOS, nhưng điều đó sẽ không thay đổi mặc định và họ sẽ vẫn thấy nút Nhóm để tạo cuộc họp mới. Để thay đổi mặc định, quản trị viên CNTT cần cài đặt phần bổ trợ cho hộp thư của người dùng, sử dụng cổng Triển khai tập trung cho Exchange Online hoặc Bảng điều khiển quản trị Exchange, Pa-nen điều khiển Exchange hoặc Exchange Management Shell cho Exchange Server tại chỗ.
Nếu quản trị viên tải một nhà cung cấp cuộc họp trên thiết bị — ví dụ: nếu bạn có dịch vụ cuộc họp tùy chỉnh trong tổ chức của mình — thì đó sẽ là nhà cung cấp cuộc họp mặc định khi người dùng tạo sự kiện mới trên thiết bị di động. Nếu không, họ sẽ thấy phần bổ trợ cuộc họp do quản trị viên cài đặt.
Nếu bạn chưa cài đặt ứng dụng cuộc họp từ lời mời
Nếu bạn nhận được lời mời tham gia cuộc họp trên một dịch vụ mà bạn chưa cài đặt ứng dụng cuộc họp phù hợp, bạn vẫn có thể tham gia cuộc họp. Khi bạn nhấp vào nút Tham gia trong cuộc họp, Outlook sẽ mở trình duyệt và cho bạn biết phải làm gì.
Ngoài ra, bạn không cần cài đặt bổ trợ nhà cung cấp cuộc họp để tham gia cuộc họp trực tuyến xuất hiện trong nhật ký của bạn. Đó chỉ là để tạo các cuộc họp trên bất kỳ thứ gì khác ngoài Nhóm trực tiếp từ Outlook.
Tránh cài đặt nhiều nhà cung cấp cuộc họp trong Outlook trên thiết bị di động, vì điều này có thể gây ra điều mà Microsoft gọi là “hành vi không mong muốn” chẳng hạn như không kết nối đúng cách với các cuộc họp.
Cách rút ngắn cuộc họp bằng cách thay đổi các cài đặt này
Khi đặt cuộc họp trực tuyến làm mặc định trong Outlook, bạn có thể muốn thay đổi các cài đặt khác. Ví dụ: bạn có thể muốn bắt đầu các cuộc họp sớm hơn năm phút và kết thúc sớm hơn năm phút để tạo thời gian nghỉ giữa các cuộc họp trực tuyến có thể diễn ra liên tục. Có thể cần nghỉ giải lao lâu hơn cho các cuộc họp kéo dài hơn một giờ.
Người dùng có thể đặt điều đó riêng lẻ trong các tùy chọn lịch của Outlook nhưng quản trị viên cũng có thể triển khai chính sách tổ chức cho các bản cài đặt Microsoft 365 và Office 365 sử dụng Kênh hiện tại hoặc kênh Doanh nghiệp hàng tháng.
Chính sách nhóm để rút ngắn sự kiện nằm trong các mẫu quản trị mới nhất dành cho Microsoft 365 và Office trong Cấu hình người dùng | Chính sách | Mẫu quản trị | MicrosoftOutlook 2016 | Tùy chọn Outlook | Tùy chọn | Tùy chọn lịch. Bạn có thể bật Rút ngắn cuộc hẹn và cuộc họp, Giảm thời gian kết thúc cuộc hẹn dài và Giảm thời gian kết thúc cuộc hẹn ngắn.
Bạn cũng có thể sử dụng tập lệnh PowerShell Set-OrganizationConfig, mặc dù điều đó sẽ không thay đổi cài đặt trong Outlook đối với những người dùng đã chọn chúng.
