Cách tích hợp Google Sheets với Mail Merge trong Gmail

Nếu phiên bản Workspace của bạn hỗ trợ tính năng này, thì bạn có thể hợp nhất thư từ Gmail bằng Google Trang tính làm nguồn dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo một email lấy các trường tùy chỉnh từ bảng tính và chèn chúng vào các email riêng lẻ để cá nhân hóa thư của bạn. Phối thư hoạt động tốt đối với các đề xuất tùy chỉnh, lời nhắc hoặc thông báo gia hạn.

Tạo trộn thư

Để trộn thư, bạn cần có tài khoản Google với phiên bản Workspace được hỗ trợ: Individual, Business Standard hoặc Plus, Enterprise Standard hoặc Plus, Education Plus và Nonprofits.

Bạn nên kiểm tra với quản trị viên Google Workspace của mình để tìm hiểu cách tính năng hợp nhất thư được định cấu hình cho tài khoản của bạn. Quản trị viên có thể cho phép hoặc ngăn chặn quyền truy cập vào tính năng trộn thư thông qua cài đặt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên: Ứng dụng | Google Workspace | Gmail | Cài đặt người dùng | Mail Merge. Trong một số trường hợp, cài đặt này vẫn có thể hiển thị dưới dạng Gửi nhiều lần. Quản trị viên có thể điều chỉnh cài đặt này cho toàn bộ tổ chức hoặc cho các đơn vị tổ chức cụ thể.

Ngoài ra, theo mặc định, một số phiên bản Workspace hạn chế tính năng trộn thư chỉ cho những người nhận nội bộ; quản trị viên Workspace có thể chọn cho phép gửi thư hợp nhất đến các địa chỉ email bên ngoài. Trong mọi trường hợp, số lượng thư Gmail bạn gửi phải duy trì trong giới hạn gửi của phiên bản của bạn.

Khi bạn biết mình có quyền truy cập tính năng hợp thư và biết mình có thể gửi cho ai (tức là địa chỉ nội bộ hoặc địa chỉ bên ngoài), hãy mở Chrome trên máy tính loại dành cho máy tính để bàn, đăng nhập vào tài khoản Workspace của bạn và làm theo trình tự bên dưới.

Định cấu hình Google Trang tính của bạn

Trước tiên, bạn cần có Google Trang tính chứa địa chỉ email người nhận của mình, cùng với bất kỳ dữ liệu tùy chỉnh nào khác mà bạn muốn đưa vào quá trình hợp nhất của mình. Một cách để lấy trang tính nguồn của bạn có thể là xuất một tập hợp các bản ghi từ cơ sở dữ liệu như Salesforce rồi nhập tệp của bạn (ví dụ: định dạng .csv hoặc .xlsx) vào Google Trang tính.

Như với hầu hết các nguồn dữ liệu hợp nhất, Hàng 1 của trang tính của bạn phải chứa các tiêu đề tên trường chẳng hạn như Tên, Họ, Số tiền Đô la, Ngày và Ví dụ Định dạng Ngày (Hình A). Đảm bảo rằng tên trường của bạn sử dụng các ký tự và số tiêu chuẩn thay vì các ký hiệu đặc biệt.

Hình A

Xem lại dữ liệu nguồn của bạn để đảm bảo rằng mọi trường bạn định hợp nhất đều có thông tin chính xác; đặc biệt, hãy kiểm tra xem tất cả các tên có đúng không. Gửi email mà bạn nhập sai tên có thể khiến mọi người xóa email của bạn hoặc báo cáo email đó là thư rác.

Nếu Google Trang tính của bạn có nhiều tab trang tính được hiển thị dọc theo phía dưới, hãy đảm bảo di chuyển trang tính có dữ liệu nguồn sang tab đầu tiên. Một cách để thực hiện việc di chuyển này là bấm vào tên trang tính được gắn thẻ và sau đó kéo để đặt lại vị trí của nó. Khi hợp nhất, hệ thống chỉ rút tên trường và dữ liệu từ trang tính trên tab đầu tiên.

Bắt đầu hợp nhất trong Gmail

Mở Gmail và chọn Compose để tạo email mới. Sau đó, bất cứ khi nào con trỏ nằm trong bất kỳ trường địa chỉ nào (ví dụ: Đến, Cc hoặc Bcc), bạn có thể chọn biểu tượng trộn thư, là hình ảnh của hai người có ký hiệu + (Hình B). Sau khi chọn, hãy chọn hộp để bật chế độ Trộn thư. Khi được kích hoạt, các màu nhấn sẽ thay đổi và thông báo “Bạn đang sử dụng trộn thư” hiển thị.

Hình B

Tiếp theo, chọn tùy chọn Thêm Từ Bảng tính từ menu trộn thư; thao tác này sẽ hiển thị giao diện Google Drive cho phép bạn điều hướng đến Trang tính Google mà bạn muốn sử dụng làm nguồn dữ liệu danh sách người nhận hợp nhất thư của mình. Chọn trang tính bạn đã chuẩn bị trước đó, rồi chọn nút Chèn (Hình C).

Hình C

Hệ thống sẽ yêu cầu bạn chỉ định dữ liệu chính xác để sử dụng cho từng trường địa chỉ email và họ và tên của người nhận (trường họ là tùy chọn) (Hình dung). Chọn các cột tương ứng từ Google Trang tính của bạn và chọn Kết thúc. Một biểu tượng nhỏ của bảng tính của bạn sẽ hiển thị dưới dạng người nhận trong trường Đến: trong email trộn thư của bạn.

Hình dung

Điền vào dòng chủ đề của email của bạn như bình thường với bất kỳ email nào bạn gửi.

Cá nhân hóa giao tiếp với các trường tùy chỉnh

Nhập nội dung email của bạn. Bạn có thể chọn bố cục, thêm liên kết, sửa đổi định dạng và chèn biểu tượng cảm xúc, như trong bất kỳ email nào. Nếu bạn định cung cấp một tệp, chẳng hạn như tệp PDF có tính năng trộn thư, thì cách tốt nhất là bao gồm liên kết tới tệp trên Google Drive thay vì chèn mục dưới dạng tệp đính kèm.

Nhập @ để hiển thị các thẻ trộn thư có sẵn từ Trang tính Google của bạn (Hình E) rồi chọn bất kỳ mục nào trong danh sách để chèn vào email. Ví dụ, hệ thống hợp nhất các tên thành một chuỗi chữ thường, biến một cột có tiêu đề Số tiền đô la thành một thẻ hợp nhất thư là @đôlamount.

Hình E

Dữ liệu được chèn giữ nguyên định dạng trong Google Trang tính của bạn, như được hiển thị bởi các trường @date và @dateformatexample trong trang tính mẫu ở Hình A. Trong trường hợp đầu tiên, dấu phân cách / phân chia tháng, ngày và năm, trong khi ở trường hợp thứ hai, dữ liệu bảng tính được định dạng để hiển thị với một tháng đầy đủ ở dạng văn bản, theo sau là ngày số, dấu phẩy và sau đó là năm. Vì vậy, hãy đảm bảo sửa đổi định dạng nội dung trong Google Trang tính của bạn để phản ánh bản trình bày mà bạn muốn trong quá trình trộn thư của mình.

Kiểm tra trước khi bạn gửi

Khi bạn đã xem xét cẩn thận nội dung của mình để tìm lỗi, hãy chọn nút Tiếp tục. Một lời nhắc với ba tùy chọn sẽ hiển thị: Hủy, Gửi bản xem trước và Gửi tất cả (Hình F).

Hình F

Mỗi tùy chọn này thực hiện khá nhiều những gì bạn mong đợi.

Nếu bạn muốn quay lại chỉnh sửa email của mình, hãy chọn Hủy. Gửi tất cả sẽ kích hoạt quá trình hợp nhất và hoàn tất quy trình. Trong hầu hết các trường hợp, trước tiên bạn nên chọn Gửi bản xem trước để gửi một email mẫu đã hợp nhất đến hộp thư đến Gmail của bạn (Hình G). Kiểm tra bản xem trước này để tìm lỗi; khi bạn chắc chắn rằng tất cả thông tin đều như ý muốn, hãy lặp lại quy trình và chọn Gửi tất cả để hợp nhất và gửi email hàng loạt của bạn.

Hình G

Nhắn tin hoặc đề cập đến tôi trên Mastodon (@awolber) để cho tôi biết cách bạn sử dụng khả năng hợp nhất thư của Google Trang tính và Gmail trong tổ chức của mình.