Các biến và khối dựng tùy chỉnh cung cấp cho nhiều khách hàng Google Workspace những cách mới để nhanh chóng sử dụng lại nội dung và đảm bảo tính nhất quán của nội dung. Kể từ tháng 6 năm 2023, các khối xây dựng tùy chỉnh và quyền truy cập vào các biến chỉ dành cho những người sử dụng các phiên bản Google Workspace Business Standard hoặc Plus, Enterprise Standard hoặc Plus, Education Plus hoặc Nonprofit. Ngoài ra, các khối dựng tùy chỉnh có thể được tạo và chèn từ Google Documents trên web chứ không phải từ ứng dụng Google Documents dành cho thiết bị di động.
Chuyển đến:
Khối dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu là gì?
Khối dựng tùy chỉnh cho phép bạn chọn bất kỳ phần nào của Google Tài liệu và lưu phần đó để chèn nhanh sau này vào bất kỳ Google Tài liệu nào. Bạn có thể sử dụng một khối xây dựng tùy chỉnh cho tất cả các loại nội dung được tiêu chuẩn hóa, chẳng hạn như tổng quan về tổ chức, mô tả dự án hoặc sản phẩm hoặc các đoạn tiểu sử cá nhân có độ dài khác nhau. Một khối xây dựng tùy chỉnh cũng có thể được sử dụng cho danh sách kiểm tra, thủ tục hoặc đề xuất dự án tiêu chuẩn.
Bất cứ nơi nào bạn thường sử dụng để sao chép và dán một phần văn bản đều có thể là ứng cử viên cho một khối dựng tùy chỉnh.
Các biến trong Google Docs là gì?
Hệ thống biến giúp đảm bảo tính nhất quán của nội dung trong Google Tài liệu. Sau khi được tạo và chèn vào tài liệu, nội dung biến hiển thị giống nhau ở mọi nơi trong tệp. Bạn có thể sử dụng một biến cho tên khách hàng, dữ liệu liên hệ hoặc cho những thứ như số lượng hoặc số tiền được đề xuất.
Lợi ích của việc sử dụng một biến là bạn nhập nội dung một lần và nó được cập nhật trong toàn bộ tài liệu, điều này làm cho các biến trở nên đặc biệt hữu ích cho những thứ như đề xuất và hợp đồng.
Cách tạo và sử dụng các khối dựng tùy chỉnh trong Google Docs
Cách tạo khối xây dựng tùy chỉnh mới trong Google Docs
Để tạo khối dựng tùy chỉnh mới, bạn phải có quyền truy cập tài liệu cho phép bạn sao chép nội dung tài liệu.
- Tạo nội dung cho khối xây dựng tùy chỉnh của bạn. Xem lại nội dung này một cách cẩn thận để đảm bảo nội dung chính xác và không có bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp ngoài ý muốn nào.
- Sau khi bạn chắc chắn rằng nội dung nguồn của mình là chính xác và đầy đủ, hãy truy cập menu khối dựng tùy chỉnh theo một trong hai cách sau (Hình A):
- Chọn Chèn | Khối Xây Dựng | Khối dựng tùy chỉnh, sau đó chọn +Khối dựng tùy chỉnh mới.
- Nhập @ rồi chọn +Khối xây dựng tùy chỉnh mới từ menu.
Hình A
Một lời nhắc sẽ hiển thị ở gần đầu tài liệu của bạn cho biết Chọn nội dung bạn muốn lưu dưới dạng khối dựng tùy chỉnh, cùng với nút Hủy và lưu.
3. Chọn nội dung của bạn. Nếu bạn muốn, hãy bao gồm trả về đoạn văn trong lựa chọn của bạn để đảm bảo không gian trước hoặc sau khối xây dựng của bạn. Sau khi chọn, nhấp vào nút Lưu (Hình B).
Hình B
4. Nhập Tên cho khối dựng tùy chỉnh của bạn (Hình C). Sau đó, tên sẽ hiển thị trong phần khối xây dựng của menu @, vì vậy hãy làm cho nó có liên quan và đáng nhớ.
5. Theo tùy chọn, bạn cũng có thể nhập Mô tả (Hình C), sẽ hiển thị bên dưới tên khối dựng tùy chỉnh của bạn trong menu @.
Hình C
6. Khi hoàn tất, hãy chọn Tạo để lưu khối dựng tùy chỉnh mới của bạn. (Hoặc chọn Hủy để kết thúc quy trình mà không lưu lựa chọn của bạn.) Hệ thống thêm khối dựng tùy chỉnh của bạn dưới dạng Google Tài liệu trong thư mục có tiêu đề Khối dựng tùy chỉnh (được tạo tự động) trên Google Drive.
Cách chèn khối dựng tùy chỉnh vào Google Doc
Để chèn khối dựng tùy chỉnh đã tạo trước đó, hãy thực hiện một trong hai tùy chọn sau:
- Chọn Chèn | Khối Xây Dựng | Khối xây dựng tùy chỉnh.
- Nhập @ rồi cuộn xuống phần Khối xây dựng của menu.
Chọn tên của khối dựng tùy chỉnh của bạn (Hình dung) để thêm nó vào tài liệu của bạn.
Hình dung
Cách chỉnh sửa nội dung khối xây dựng tùy chỉnh
Vì mỗi nội dung khối dựng tùy chỉnh được lưu trữ dưới dạng Google Tài liệu nên bạn có thể chỉnh sửa tệp được lưu trữ. Sau khi được sửa đổi, các thay đổi sẽ hiển thị cho tất cả các lần chèn khối dựng tùy chỉnh trong tương lai.
1. Trong trình duyệt, hãy truy cập Google Drive.
2. Điều hướng đến thư mục Khối Xây dựng Tùy chỉnh (được tạo tự động) (Hình E bên trái). Thao tác này sẽ hiển thị tất cả nội dung khối dựng tùy chỉnh đã lưu trước đó trong tệp Google Tài liệu. Mở tệp bạn muốn chỉnh sửa.
Hình E
3. Sửa đổi nội dung theo ý muốn. Ví dụ: một đoạn mô tả ngắn gọn về công ty được hiển thị ở bên phải trong Hình E. (Lưu ý: Nếu bạn thay đổi tên của Google Tài liệu trong thư mục khối dựng tùy chỉnh, tên mới sẽ được phản ánh trong danh sách khối dựng menu @.) Nội dung mới nhất sẽ được sử dụng cho các lần chèn khối dựng tùy chỉnh menu @ tiếp theo.
Nếu bạn di chuyển một khối xây dựng tùy chỉnh nguồn Tài liệu vào thùng rác, thao tác đó sẽ xóa mục tương ứng khỏi menu @ của các tùy chọn nội dung có thể chèn.
Cách tạo và sử dụng biến trong Google Docs
Bạn có thể sử dụng một chip biến đổi để đảm bảo nội dung nhất quán trong Google Tài liệu. Sau khi tạo, hãy chèn biến vào bất cứ nơi nào bạn muốn phần nội dung cụ thể đó xuất hiện. Bạn có thể sử dụng một biến cho tên, thông tin liên hệ, ngày hoặc bất kỳ loại số nào.
Ví dụ: các biến có thể hữu ích trong đề xuất cho các trường như tên khách hàng, chi phí hoặc ngày bắt đầu/kết thúc. Bằng cách nhập thông tin này dưới dạng một biến, bạn có thể điều chỉnh tổng số tiền được yêu cầu hoặc ngày bắt đầu/kết thúc trong tài liệu chỉ bằng cách thay đổi biến. Việc sử dụng một biến giúp loại bỏ nhu cầu tìm kiếm và thay thế dữ liệu một cách tỉ mỉ khi cập nhật hoặc sửa đổi một thành phần dữ liệu trong toàn bộ tài liệu.
Cách tạo biến mới trong Google Docs
1. Cách đơn giản nhất để tạo một biến mới là Chọn Tools | Biến để hiển thị bảng điều khiển bên Biến rồi chọn + Biến mới (Hình F).
Hình F
2. Nhập Tên cho biến của bạn (Hình G). Tên sẽ hiển thị trong phần biến chip thông minh của menu @, vì vậy hãy làm cho nó có liên quan và dễ nhớ.
Hình G
3. Chọn Tạo (Hình G). Biến hiện hiển thị trong bảng điều khiển bên Biến.
Cách chèn biến trong Google Doc
Bạn có thể chọn bất kỳ cách nào trong ít nhất ba cách để chèn và định cấu hình biến trong Google Tài liệu:
- Chọn Chèn | Chip thông minh | Biến (Hình Hleft) rồi chọn biến từ danh sách.
- Nhập @biến, sau đó từ menu Chip thông minh, chọn Biến và chọn biến từ danh sách.
- Kích hoạt bảng điều khiển bên bằng Công cụ | biến, sau đó đặt con trỏ lên biến mong muốn và chọn nút Chèn hiển thị.
Hai phương pháp đầu tiên cho phép bạn tạo một biến mới với tùy chọn +Chèn biến mới (Hình HPhải).
Hình H
Biến ban đầu hiển thị dưới dạng tên biến được bao quanh bởi một đường màu xanh lam. Đặt con trỏ của bạn ở bất kỳ đâu trong tên biến và nhập giá trị cho biến (ví dụ: tên hoặc số, v.v.). Màu của đường xung quanh thay đổi thành màu xám sau khi bạn nhập giá trị cho một biến.
Cách sửa đổi một biến trong Google Docs
Đặt con trỏ của bạn vào bất kỳ biến được chèn nào trong tài liệu của bạn và sửa đổi nội dung theo ý muốn, như được hiển thị theo trình tự trong hình tôi. Những thay đổi bạn thực hiện đối với một giá trị biến sẽ tự động được phản ánh ở mọi nơi mà biến đó hiển thị trong tài liệu của bạn.
hình tôi
Cách xem và điều hướng tất cả các biến trong Google Docs
Khi con trỏ của bạn ở trong một biến, bạn có thể chọn các tùy chọn lên hoặc xuống để điều hướng đến Chuyển đến phiên bản trước hoặc Chuyển đến phiên bản tiếp theo.
Để hiển thị tất cả các biến, cũng như số lần mỗi biến được sử dụng trong tài liệu, hãy sử dụng Công cụ | Tùy chọn Biến để kích hoạt bảng điều khiển bên Biến (Hình J).
Hình J
Đề cập hoặc nhắn tin cho tôi trên Mastodon (@awolber) để cho tôi biết cách bạn sử dụng các biến và khối dựng tùy chỉnh trong Google Tài liệu.
