Chỉ 5% lãnh đạo CNTT trả lời khảo sát Nexthink có khả năng hiển thị đầy đủ về giấy phép phần mềm mà tổ chức của họ sử dụng.
Theo một báo cáo mới từ Nexthink, gần một nửa số phần mềm đã cài đặt và ứng dụng SaaS được cấp phép đã không được nhân viên sử dụng. Các nhà nghiên cứu nhận thấy điều này dẫn đến chi phí giấy phép phần mềm không sử dụng là khoảng 44.743.651 đô la mỗi tháng trên hơn 30 công cụ phần mềm phổ biến hoặc 536.923.8121 đô la mỗi năm.
Công ty cho biết chỉ 5% số người được hỏi khẳng định “hoàn toàn có thể nhìn thấy” tổng số giấy phép phần mềm đang được nhân viên của họ sử dụng. Nexthink cho biết phát hiện của họ đến từ dữ liệu khách hàng ẩn danh trong thời gian dùng thử của mọi người bằng cách sử dụng quản lý trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số của công ty trong vài năm qua.
Ngoài ra, “nhiều nhân viên tri thức đang sử dụng nhiều ứng dụng cho cùng một mục đích.” Ví dụ: 37% nhân viên sử dụng ba ứng dụng trình duyệt để truy cập các công cụ SaaS của họ, trong khi 31% sử dụng hai công cụ cộng tác, theo báo cáo.
Chuyển đến:
Ứng dụng phần mềm hiếm khi được sử dụng nhất
Báo cáo cho thấy các ứng dụng hiếm khi được sử dụng nhất (dưới 15% thời gian) là:
- Hoạt cảnh.
- Trello.
- Khái niệm.
- Đốm lửa.
- Quần jean xanh.
Ứng dụng phần mềm được sử dụng tích cực nhất
Các ứng dụng phần mềm được sử dụng nhiều nhất (hơn 50% thời gian) là:
- chùng xuống.
- Đội.
- Phóng.
- Máy chủ webex.
- tư thế.
Báo cáo lưu ý rằng mỗi bộ phận CNTT và công ty đều khác nhau và một số thích cơ sở người dùng của họ có quyền truy cập vào hàng tá ứng dụng — ngay cả khi những ứng dụng đó có thể chồng chéo về chức năng.
Tuy nhiên, “nhân viên có thể nhanh chóng bối rối khi được trình bày với nhiều công cụ đạt được cùng một mục tiêu,” báo cáo cho biết. “Hãy tưởng tượng một chiến dịch tiếp thị duy nhất có 15 công cụ SaaS riêng biệt và 10 công cụ trong số đó có cùng chức năng và mục đích. Khi phải đối mặt với quá nhiều lựa chọn, việc phối hợp nhanh chóng giữa các nhóm khác nhau có thể trở thành cơn ác mộng.”
Nghiên cứu của Nexthink cho thấy rằng “các trình duyệt và ứng dụng cộng tác mang lại nhiều cơ hội nhất để cắt/hợp nhất công cụ, trong khi những nhân viên sử dụng các công cụ kinh doanh thông minh có xu hướng gắn bó với một ứng dụng ưa thích.”
Các bước mà các nhà lãnh đạo CNTT có thể thực hiện để sử dụng tốt hơn các công cụ phần mềm và ngân sách
Báo cáo khuyến nghị các nhà lãnh đạo CNTT tìm sự cân bằng phù hợp cho trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số của họ.
Với ý nghĩ đó, các tổ chức phải phát triển một chiến lược đổi mới hoặc mua phần mềm hiệu quả để loại bỏ lãng phí, giảm chi tiêu không cần thiết và hợp lý hóa các quy trình, Jon Cairns, phó chủ tịch cấp cao về dịch vụ kỹ thuật tại Nexthink, nói với TechRepublic.
Hơn nữa, các CIO và CEO phải thận trọng để hiểu doanh nghiệp của họ cần gì nhất.
Cairns nói: “Nếu bạn đang tăng chi tiêu cho phần mềm, nhưng nhân viên của bạn vẫn hoạt động tốt trên phần mềm hiện có, thì việc chi tiêu tài nguyên cho quá trình chuyển đổi và đào tạo nhân viên trên một hệ thống mới có thể khiến việc chữa trị trở nên tồi tệ hơn căn bệnh này.
Để đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn về giấy phép phần mềm hàng năm, các tổ chức cần có khả năng hiển thị đầy đủ về toàn bộ hệ thống kỹ thuật số mà nhóm của họ đang dựa vào.
Cairns cho biết: “Bối cảnh đầy đủ có nghĩa là có thể xác định những công cụ nào được sử dụng nhiều nhất, xác định công cụ nào có thể sử dụng hoàn toàn và công cụ nào có thể được thay thế bằng hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn — học cách làm nhiều hơn với ít chi phí hơn. “Các nhà lãnh đạo C-suite và CNTT phải tập trung vào chi tiêu chiến lược trong các lĩnh vực như tốc độ hoạt động, hỗ trợ hàng ngày và các dự án chuyển đổi, để chi tiêu cho phần mềm bổ sung cho kết quả của họ.”
Các mẹo khác để giảm sự phình to của phần mềm
Báo cáo đề xuất năm mẹo để giúp giảm bớt sự cố phình to phần mềm:
- Tiến hành kiểm tra việc sử dụng phần mềm để đàm phán với nhà cung cấp SaaS thông minh hơn.
- Tạo các nhân vật kỹ thuật số chính xác dựa trên các đặc điểm CNTT nhị phân và biến đổi để phân bổ giấy phép phần mềm thông minh.
- Chủ động giám sát việc sử dụng phần mềm của nhân viên để tránh tăng chi phí.
- Xếp lớp tình cảm của nhân viên vào dữ liệu sử dụng để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tốt hơn.
- Thường xuyên lặp lại các bước trước đó để gia hạn, giảm bớt hoặc phân bổ lại giấy phép phần mềm.
Phương pháp khảo sát
Nexthink cho biết dữ liệu phần mềm trong báo cáo này được lấy từ 6,12 triệu thiết bị khách hàng ẩn danh trong 8 ngành và 12 khu vực địa lý sử dụng Microsoft Windows và không phải tất cả phần mềm được tìm thấy đều từ phiên bản được cấp phép 100%.
“Tuy nhiên, chúng tôi tin rằng dữ liệu mà chúng tôi đã đối chiếu cung cấp một ước tính hợp lý về chi phí phần mềm không được sử dụng trong ngành CNTT của các công ty,” báo cáo cho biết.
Đọc tiếp theo: Chính sách sử dụng phần mềm (TechRepublic Premium)
