Dynamics — Nền tảng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và quản lý quan hệ khách hàng kết hợp của Microsoft dành cho bán hàng, dịch vụ, quản lý dự án và vận hành — không chỉ dành cho các tổ chức lớn. Dynamics 365 Business Central hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đồng thời có nhiều công cụ, tính năng và tích hợp giống nhau.
Chuyển đến:
Business Central trong Outlook Excel và Power Automate
Quan điểm
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tìm thấy Business Central bên trong Outlook. Khi bạn nhận được email từ nhà cung cấp, bạn có thể nhấp vào Thông tin chi tiết về Liên hệ trên thanh công cụ Outlook để nhận thông tin chi tiết, chẳng hạn như lịch sử mua hàng, hóa đơn quá hạn, liệu bạn có thường giảm giá cho họ hay không và các tài liệu có thể liên quan đến cuộc trò chuyện, tất cả trong một ngăn bên trong Outlook.
NHÌN THẤY: Tìm hiểu cách chia sẻ lịch của bạn trong Outlook.
Bạn có thể nhận và đọc hóa đơn trong Outlook, đăng hóa đơn đó vào Business Central trực tiếp từ Outlook và nhận các đề xuất do AI cung cấp về các mục hàng để có thể đưa vào hoặc xem báo giá bán hàng khi bạn cần trả lời truy vấn hóa đơn.
Excel
Có một Phần bổ trợ Dynamics Office cho phép bạn sử dụng Excel để phân tích dữ liệu từ Business Central. Bạn thậm chí có thể chỉnh sửa dữ liệu trong Excel nếu phát hiện sai sót trong chi tiết sản phẩm hoặc khách hàng và gửi thay đổi đó trở lại Business Central. Bạn có thể làm tương tự với Microsoft Teams, đưa dữ liệu vào dưới dạng Thẻ thích ứng hoặc tìm kiếm liên hệ công việc trực tiếp từ bên trong Teams.
Nếu bạn muốn tích hợp nhiều hơn nữa, Viva Sales sẽ lấy dữ liệu qua lại giữa các Nhóm, Outlook và các hệ thống CRM như Dynamics và Salesforce bằng trí tuệ nhân tạo.
điện tự động hóa
Bạn có thể sử dụng Power Automate để thiết lập quy trình công việc gửi thông báo trên Microsoft Teams khi một thỏa thuận mới được ký kết và ghi lại trong Business Central, để mọi người đều biết về khách hàng.
May mắn thay, quy trình này không cần chuyên môn về lập trình, điều này có thể hiếm gặp ở các tổ chức nhỏ hơn. Hiện ở bản xem trước dành cho khách hàng Hoa Kỳ và Liên minh Châu Âu, tùy chọn ngôn ngữ tự nhiên trong Power Automate cho phép bạn tạo loại quy trình công việc này bằng cách mô tả những gì bạn muốn nó thực hiện.
Tuy nhiên, việc thiết lập quy trình công việc giữa Business Central và Power Automate yêu cầu phiên bản đám mây của Business Central; nó sẽ không hoạt động với phiên bản tại chỗ.
Người dùng Microsoft 365 có được thông tin cơ bản
Vào năm 2021, Microsoft đã thay đổi các điều khoản cấp phép cho Dynamics 365, vì vậy, bất kỳ ai có giấy phép Microsoft 365 trong tổ chức đều có thể xem nội dung Dynamics trong Microsoft Teams. Và kể từ tháng 11 năm 2022, Business Central cũng vậy.
Các tổ chức nhỏ hơn thường có ngân sách eo hẹp hơn và không muốn mua giấy phép cho những người không dành nhiều thời gian làm việc tại Business Central — mặc dù thông tin trong đó về khách hàng, dữ liệu kinh doanh và quy trình kinh doanh sẽ hữu ích trong nhiều cuộc trò chuyện công việc.
Với tư cách là Phó Chủ tịch Tập đoàn Microsoft phụ trách Tiếp thị Ứng dụng Kinh doanh Emily He nói với TechRepublic vào năm ngoái, “Nhóm là nơi tập hợp mọi người lại với nhau để hoàn thành công việc, nhưng trong khi hoàn thành công việc, họ cũng cần truy cập các tài nguyên.”
Theo báo cáo Tác động kinh tế tổng thể của Forrester trên Business Central, các lợi ích như tăng khả năng hiển thị hoạt động và cách “những người ra quyết định (có thể) xem dữ liệu kinh doanh, báo cáo và số liệu quan trọng trong thời gian thực” có thể giúp họ tự tin hơn khi biết tình trạng thực tế của doanh nghiệp. việc kinh doanh.
Người dùng Teams có giấy phép Teams thông qua đăng ký Microsoft 365 Business hoặc Enterprise có thể cài đặt ứng dụng Business Central và xem nội dung mà đồng nghiệp có quyền truy cập vào Business Central dán vào kênh Teams mà không cần giấy phép.
NHÌN THẤY: Tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về Microsoft Teams.
Nội dung Business Central sẽ hiển thị dưới dạng Thẻ thích ứng nếu đó là thông tin tình báo, tài liệu như đơn đặt hàng, danh sách đơn giản (bạn không thể đi sâu vào bằng cách sử dụng trang chi tiết riêng biệt) hoặc bản ghi ListPlus như báo cáo đối chiếu tài khoản ngân hàng kết hợp với nhau nhiều bản ghi mà bạn cần xem cùng nhau.
Điều này có thể khiến nhiều nhân viên yêu cầu quyền truy cập vào Business Central, điều này sẽ cho phép họ tìm kiếm khách hàng, nhà cung cấp và các liên hệ kinh doanh khác từ bên trong Nhóm cũng như cho phép họ xem thêm chi tiết hoặc mở toàn bộ trang trong Business Central từ một liên kết trong đội
Tuy nhiên, bạn cần có giấy phép Business Central cho các tùy chọn đó cũng như để chỉnh sửa dữ liệu Business Central. Nếu không có nó, bạn chỉ thấy các chi tiết hiển thị trên phiên bản nhỏ gọn của thẻ và bạn không thể nhấp để nhận thêm chi tiết từ Business Central ngay cả trong ứng dụng trong Teams (Hình A).
Hình A
Quản lý tích hợp Business Central
Để quản lý tích hợp Business Central, bạn cần bật quyền truy cập Microsoft 365 trong cài đặt Business Central vì tính năng này bị tắt theo mặc định. Cho đến khi bạn làm điều đó, ngay cả nhân viên có quyền truy cập Business Central cũng không thể nhìn thấy thẻ cho các liên kết mà họ dán vào Teams.
Trong Business Central, chọn Cài đặt | Trung tâm quản trị | Môi trường và chọn môi trường Business Central mà bạn sử dụng.
Trên trang Chi tiết về môi trường, bên dưới Truy cập bằng giấy phép Microsoft 365, bấm vào Sửa đổi và thay đổi thanh trượt thành Bật. Sau đó, nhấp vào Lưu.
Bạn có thể muốn chọn những quyền mà người dùng Microsoft 365 đó sẽ có để làm việc với dữ liệu Business Central. Nếu bạn không muốn người dùng tự cài đặt ứng dụng Business Central trong Teams, thì bạn có thể triển khai ứng dụng đó một cách tự động.
Ngoài ra, bạn có thể cần đảm bảo rằng tính năng xem trước URL được bật trong chính sách nhắn tin của Nhóm, chính sách này có thể được chỉnh sửa trong Trung tâm quản trị nhóm. Nếu không, người dùng sẽ chỉ nhìn thấy các liên kết chứ không phải các thẻ có thông tin chi tiết từ Business Central. Tính năng này được bật theo mặc định nhưng có thể bạn đã thay đổi chính sách.
Cập nhật cho Business Central
Đợt phát hành 1 của Business Central (có sẵn từ tháng 4 năm nay) giúp quản trị viên thiết lập quyền truy cập vào người dùng Microsoft 365 dễ dàng hơn bằng trình hướng dẫn từng bước mới xử lý tất cả các chi tiết này.
Chia sẻ dữ liệu vào các Nhóm từ Business Central cũng dễ dàng hơn trong bản phát hành này. Trước đây, bạn cần nhấp vào Chia sẻ với các nhóm trong ứng dụng web Business Central, ứng dụng này sử dụng URL dài hơn nhiều so với việc sao chép liên kết theo cách thủ công tới đối tượng hoặc bản ghi của Business Central và dán liên kết đó vào Teams. Microsoft đơn giản hóa quy trình này và đặt chế độ xem hình thu nhỏ tốt hơn cho thông tin Business Central vào các thẻ hiển thị trong Teams.
