Hướng dẫn đầy đủ về PEO

Các tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) là các công ty bên thứ ba cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhân sự và tiền lương thuê ngoài.

Chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành có thể thuê PEO nếu họ thiếu thời gian hoặc có quá nhiều nhân viên để tự mình theo dõi. Thật vậy, đó là một lựa chọn dễ tiếp cận và tiết kiệm chi phí hơn so với việc thuê các chuyên gia nội bộ, nhưng vẫn có những nhược điểm. Bạn phải có một ngân sách vững chắc và một tinh thần cởi mở khi làm việc với một tổ chức bên ngoài.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn PEO là gì, điểm mạnh và điểm yếu của nó là gì và nó phù hợp nhất với ai.

Chuyển đến:

PEO là gì?

Như đã đề cập ở trên, các tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp về cơ bản là các nhà thầu và họ đáp ứng các nhu cầu về lương và nguồn nhân lực của bạn. Ví dụ: PEO có thể nộp thuế cho bạn, phát hành séc lương và trả lời các câu hỏi về quyền lợi của nhân viên.

Hãy nghĩ về PEO như một bộ phận nhân sự đóng gói sẵn theo kiểu gọi món. Bạn có thể mua dịch vụ của họ khi cần và gắn bó với họ cho đến khi thành lập một nhóm nhân sự nội bộ. Họ sẵn sàng đồng hành cùng đội ngũ nhân viên, phần mềm và kiến thức chuyên môn, vì vậy bạn có thể tự tin bàn giao hoạt động tính lương và nhân sự của mình — tất cả vì sự thuận tiện và yên tâm.

ví dụ PEO

Có rất nhiều PEO ngoài kia. Một số nhắm mục tiêu cụ thể là các doanh nghiệp nhỏ, nhưng một số khác cung cấp dịch vụ cho bất kỳ thực thể quy mô nào. Một số PEO hàng đầu bao gồm Papaya Global, Paychex và TriNet, chúng tôi đưa vào danh sách các PEO yêu thích của mình.

Tuy nhiên, lựa chọn số một của chúng tôi là ADP TotalSource. Nó phục vụ các doanh nghiệp có từ 5 đến 250 nhân viên và một số dịch vụ chính của nó bao gồm:

Dịch vụ tiền lương và thuế.
Quản lý khiếu nại và bồi thường của người lao động.
chuyên môn nhân sự.
Kế hoạch phúc lợi.
Hỗ trợ tuyển dụng và giữ chân nhân viên.

Các loại dịch vụ này khá chuẩn đối với PEO với một số khác biệt dựa trên chuyên môn hoặc khả năng duy nhất, nhưng điều quan trọng là phải xem xét đánh giá của người dùng để biết mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ và mức chất lượng mà bạn có thể mong đợi.

Lợi ích của PEO là gì?

Sức hấp dẫn bao trùm của các tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO) là giá trị tiết kiệm tiền bạc và thời gian của họ. Chẳng hạn, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng PEO thay vì thuê các nhóm hành chính phức tạp.

Nhưng cũng có những đặc quyền khác:

Tinh thần làm việc của nhân viên được cải thiện: Nhân viên đau khổ khi không có sự hỗ trợ hành chính đầy đủ. PEO có thể đảm bảo luôn sẵn sàng trợ giúp ở tiêu chuẩn cao, giúp cải thiện tinh thần.
Tiếp cận với các chuyên gia: PEO có đội ngũ chuyên gia về nhân sự, phúc lợi và tuân thủ. Chuyên môn này cho phép các doanh nghiệp nhỏ đưa ra quyết định hợp lý.
Uyển chuyển: PEO cung cấp các giải pháp phù hợp với các kế hoạch và dịch vụ khác nhau. Cách tiếp cận này có thể phù hợp với bất kỳ ngân sách hoặc nhu cầu nào.
khả năng mở rộng: PEO có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ tăng hoặc giảm quy mô khi cần thiết. Bạn không cần phải thuê thêm người để hỗ trợ lực lượng lao động ngày càng tăng. Ngược lại, từ bỏ hỗ trợ PEO khi tiền eo hẹp là một lựa chọn nếu bạn cần và không bị ràng buộc trong hợp đồng.

Đối với nhiều doanh nghiệp, PEO tự trả tiền. Rốt cuộc, chúng thường rẻ hơn so với việc thuê các chuyên gia nội bộ từ đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn của họ giúp bạn tránh được các vấn đề tốn kém như trễ thời hạn nộp thuế hoặc các vấn đề tuân thủ.

Nhược điểm của PEO là gì?

Không có gì hoàn hảo trong cuộc sống và PEO cũng không khác.

Đầu tiên, bạn sẽ cần có đủ nhân viên để biện minh cho việc ký hợp đồng với PEO. Một tá nhân viên trở lên là một quy tắc tốt, nhưng điều này có thể thay đổi. Ít hơn nữa thì việc giữ mọi thứ không chính thức và nội bộ sẽ dễ dàng hơn — rất có thể là theo một sự sắp xếp đơn giản.

Bạn cũng sẽ cần một ngân sách phù hợp. Không còn nghi ngờ gì nữa, PEO không còn nghi ngờ gì nữa nếu bạn đang tìm kiếm hoặc đang chờ xem liệu doanh thu có tăng lên hay không. PEO chỉ tiết kiệm tiền khi so sánh với việc thuê các chuyên gia nội bộ. Tuy nhiên, chúng vẫn là một đề xuất đắt đỏ.

Có những nhược điểm khác để xem xét:

Mất kiểm soát: PEO đảm nhận nhiều chức năng nhân sự mà các chủ doanh nghiệp nhỏ thường tự xử lý, chẳng hạn như bảng lương, quản lý lợi ích và các nhiệm vụ nhân sự khác. Điều này có thể cảm thấy như mất quyền tự chủ đối với một số người.
Thiếu linh hoạt: PEO thường cung cấp các dịch vụ tổng quát hơn, có thể chỉ phù hợp với một số doanh nghiệp. Nếu một công ty có nhu cầu nhân sự chuyên môn cao, chẳng hạn như hoạt động trả lương quốc tế, việc tìm kiếm một PEO có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu cụ thể của công ty có thể khó khăn.
Giảm quyền riêng tư: Khi một doanh nghiệp thuê PEO thuê ngoài các chức năng nhân sự của mình, nghĩa là doanh nghiệp đó đang chia sẻ thông tin bí mật của nhân viên với công ty đó. Tiết lộ này có thể cảm thấy liên quan đến những người có ý thức bảo mật.
Giảm kiểm soát đối với quan hệ nhân viên: Khi PEO quản lý các chức năng nhân sự của doanh nghiệp, bạn sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với các vấn đề về quan hệ nhân viên. Việc mất giám sát này sẽ gây rắc rối nếu bạn muốn có quyền lực mạnh mẽ đối với việc tuyển dụng, sa thải và kỷ luật.

PEO có thể là một lựa chọn tốt cho một số doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng không phải là không có vấn đề. Bạn sẽ cần sự linh hoạt, đầu óc cởi mở và ngân sách thoải mái để vượt qua những nhược điểm này. Và sẽ không sao nếu bạn chưa ở giai đoạn phù hợp để trở thành PEO — có rất nhiều phần mềm tính lương tuyệt vời có thể giúp bạn trong thời gian chờ đợi.

Tại sao một công ty sẽ sử dụng PEO?

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ hơn vẫn đang cố gắng tìm kiếm chỗ đứng của mình bằng cách sử dụng PEO. Tình huống này bao gồm các thực thể có tương lai không chắc chắn, các liên doanh mới được triển khai và những thực thể chưa đủ khả năng chi trả cho các nhóm quản trị nội bộ lớn.

Dưới đây là một số tình huống khiến PEO trở thành một ý tưởng hay:

Ngân sách và dòng tiền lành mạnh: PEO có thể tiết kiệm tiền so với các đội nội bộ, nhưng chúng vẫn đắt đỏ. Nếu bạn có tiền để chi tiêu, các tổ chức bên ngoài này có thể mang lại giá trị tuyệt vời và tiết kiệm thời gian.
lực lượng lao động ngày càng tăng: Nhiều nhân viên hơn có nghĩa là nhu cầu lớn hơn đối với nhân viên hành chính. PEO có thể nhanh chóng giải quyết khoảng cách hỗ trợ này nếu bạn không muốn nhận thêm nhân viên nhân sự.
Ngành được quản lý chặt chẽ: Nếu doanh nghiệp của bạn nằm dưới sự giám sát chặt chẽ của chính phủ, thì PEO có thể kiểm soát mọi thứ. Ví dụ: một doanh nghiệp điều dưỡng tại nhà có thể tập trung vào đào tạo HIPAA bắt buộc thay vì tham dự các hội nghị về nguồn nhân lực.
Triển vọng không chắc chắn: Nếu công việc kinh doanh của bạn gặp sóng gió, PEO có thể biến mất hoặc trở lại dễ dàng hơn nhiều so với nhân viên nội bộ. Bạn sẽ không phải sa thải nhân viên hành chính, vì một sự cân nhắc.
Nghĩa vụ thuế phức tạp: Hầu hết mọi người không thích làm thuế. Nếu điều này mô tả về bạn, PEO có thể loại bỏ những nhiệm vụ phiền phức này khỏi đĩa của bạn. Khoản cứu trợ này rất quý giá nếu bạn gặp tình huống thuế phức tạp, giống như nhân viên ở nhiều tiểu bang.

Nhìn chung, PEO hướng đến tăng trưởng. Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng các tổ chức này để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ thay vì bận tâm đến các nhiệm vụ hành chính.

Ví dụ thực tế

Một công ty mới khởi nghiệp là một ví dụ điển hình về một doanh nghiệp phù hợp với PEO. Các công ty khởi nghiệp thường không có nguồn lực để thuê một bộ phận nhân sự toàn thời gian. Họ cũng không chắc chắn về tương lai của mình và lý tưởng nhất là tránh bị sa thải. Chủ đề không chắc chắn này làm cho PEO trở thành một giải pháp nhanh chóng, đơn giản để xử lý các tác vụ quản trị.

Một ví dụ khác về doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng PEO là doanh nghiệp có biến động nhân sự theo mùa. Khi bạn thu hẹp các hoạt động, bạn có thể dễ dàng thu nhỏ các dịch vụ PEO và ngược lại. Mặt khác, bạn sẽ phải tiến hành sa thải nhân viên một cách khó khăn nếu bạn có một đội ngũ nội bộ.

Khi nào một công ty không nên sử dụng PEO?

Tình hình tài chính của doanh nghiệp và quy mô lực lượng lao động là hai yếu tố hàng đầu khi xem xét PEO. Bạn phải có đủ tiền và nhân viên để biện minh cho một PEO. Mặt khác, nếu bạn là một doanh nghiệp trưởng thành có nhiều tiền mặt, việc thuê một nhóm nội bộ có thể phù hợp hơn với bạn.

PEO không phù hợp với bạn nếu doanh nghiệp của bạn:

Sử dụng một số lượng rất nhỏ người: PEO thường yêu cầu số lượng nhân viên tối thiểu để tiết kiệm chi phí.
Có một nhóm nhu cầu nhân sự cụ thể mà PEO không thể đáp ứng: PEO thường cung cấp một bộ dịch vụ nhân sự tiêu chuẩn và có thể không đáp ứng được các nhu cầu cụ thể của một công ty có các yêu cầu nhân sự riêng.
Không sẵn sàng từ bỏ một số quyền kiểm soát đối với các chức năng nhân sự của mình: Khi một công ty sử dụng PEO, công ty đó đang thuê PEO thuê ngoài chức năng nhân sự của mình. Do đó, công ty sẽ không còn kiểm soát hoàn toàn các chính sách và thủ tục nhân sự của mình.
Giữ ngân sách eo hẹp: PEO thường tính phí hàng tháng dựa trên số lượng nhân viên mà công ty có. Các khoản phí này có thể tốn kém, vì vậy doanh nghiệp phải đảm bảo lợi ích lớn hơn chi phí.
Không thích rủi ro: Sử dụng PEO có nghĩa là tin tưởng giao cho họ hai bộ phận nhạy cảm và quan trọng — tiền lương và nhân sự. Nếu PEO hoạt động kém hiệu quả hoặc dò dẫm trên đường đi, doanh nghiệp của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Bạn phải cảm thấy thoải mái với rủi ro này.

Nếu bạn đã có một nhóm quản trị nội bộ, PEO có thể gây ra xích mích. Nhóm của bạn có thể lo lắng rằng họ sẽ bị sa thải hoặc có ít thẩm quyền hơn đối với các vấn đề nhân sự. May mắn thay, hầu hết các PEO đều cung cấp các dịch vụ tùy chỉnh. Cách tiếp cận phù hợp này có nghĩa là bạn có thể giữ chân nhân viên nội bộ và sử dụng sự trợ giúp của bên thứ ba với các nhiệm vụ bổ sung như một cách để chia sẻ trách nhiệm.

điểm chính

Các tổ chức nhân viên chuyên nghiệp cung cấp nguồn nhân lực và hỗ trợ tiền lương trên cơ sở hợp đồng. Sự sắp xếp của bên thứ ba này giúp các doanh nghiệp tuyển dụng dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, chỉ có một số thực thể là ứng cử viên phù hợp. Bạn sẽ cần một ngân sách lành mạnh và lực lượng lao động ngày càng tăng để bù đắp cho chi phí. Ngoài ra, bạn phải cởi mở để lắng nghe các khuyến nghị và quyết định của PEO.