Đối với trình thiết kế báo cáo Microsoft Power BI, việc nhập dữ liệu Microsoft Excel là một nhiệm vụ phổ biến. Khi ở trong Power BI, bạn phân tích và báo cáo về dữ liệu đó. Đôi khi, bạn có thể cần xuất tập dữ liệu Power BI sang Excel. Có lẽ một đồng nghiệp muốn phân tích thêm dữ liệu hoặc bạn muốn phân tích thêm một chút; quá trình xuất sang Excel có thể dễ dàng hoặc không thể tùy thuộc vào trạng thái của bạn.
Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách để xuất bộ dữ liệu Microsoft Power BI sang định dạng .xlsx Excel. Chúng ta sẽ bắt đầu với phương pháp đơn giản nhất và làm việc với các phương pháp phức tạp hơn. Cuộc thảo luận sẽ bao gồm các hướng dẫn dành cho chủ sở hữu tập dữ liệu và người dùng cuối, vì trải nghiệm xuất sẽ khác.
NHÌN THẤY: Khám phá Bộ công cụ tuyển dụng Microsoft Power BI của TechRepublic Premium.
Tôi đang sử dụng Microsoft Power BI qua Microsoft Fabric trên hệ thống Windows 11 64 bit. Bạn không cần Microsoft Fabric; tuy nhiên, nếu không có nó, bạn có thể nhận thấy những khác biệt nhỏ trong giao diện.
Chuyển đến:
Ai có thể xuất bộ dữ liệu Power BI?
Power BI là một công cụ tổ chức, vì vậy bạn có thể nghĩ rằng bất kỳ ai có liên kết đến bảng điều khiển đều có thể xuất tập dữ liệu cơ bản. Nhưng điều đó sẽ không luôn luôn như vậy. Theo mặc định, Power BI hạn chế xuất tập dữ liệu cơ bản cho quản trị viên và người thiết kế báo cáo. Trừ khi chủ sở hữu tập dữ liệu áp dụng các quyền cụ thể để xuất, người xem — còn được gọi là người tiêu dùng và người dùng cuối — không thể xuất dữ liệu qua bảng điều khiển hoặc báo cáo.
NHÌN THẤY: Đây là mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng Microsoft Power BI với gói này từ TechRepublic Academy.
Người thiết kế báo cáo, là chủ sở hữu của tập dữ liệu, kiểm soát cách người dùng cuối có thể xuất dữ liệu bằng cách đặt một trong các quyền sau:
- Người dùng cuối có thể xuất dữ liệu tóm tắt.
- Người dùng cuối có thể xuất cả dữ liệu tóm tắt và tập dữ liệu cơ bản.
- Người dùng cuối không thể xuất bất kỳ dữ liệu nào.
Là người dùng cuối, nếu không thể xuất dữ liệu, bạn có thể yêu cầu dữ liệu bằng cách xem thông tin liên hệ dưới tiêu đề báo cáo (Hình A). Để làm như vậy, hãy nhấp vào tùy chọn trung tâm dữ liệu LakeHouse, nhấp vào tệp tập dữ liệu để mở thông tin chi tiết, sau đó sao chép địa chỉ email của chủ sở hữu trong cột Vị trí. Nếu bạn may mắn, chủ sở hữu có dữ liệu trong tệp Excel .xlsx hoặc .cvs và có thể gửi email hoặc chia sẻ nhanh chóng. Nếu bạn không sử dụng Fabric, hãy tìm chủ sở hữu bằng cách nhấp vào tiêu đề báo cáo trên thanh tiêu đề của báo cáo.
Hình A
Các nhà thiết kế có thể giúp ích cho chính họ và người tiêu dùng bằng cách đặt quyền của báo cáo để cho phép người tiêu dùng xuất dữ liệu cơ bản khi họ tạo báo cáo, trừ khi có lý do bảo mật để không làm như vậy.
Cách đặt quyền xuất trong Power BI Desktop
Là nhà thiết kế, bạn có thể muốn cho phép xuất. Nếu vậy, bạn có thể đặt quyền trong Power BI Desktop.
Trong chế độ thiết kế, nhấp vào menu Tệp và chọn Tùy chọn và cài đặt. Trong cửa sổ kết quả, chọn Tùy chọn. Trong ngăn bên trái, trong phần Tệp hiện tại, hãy chọn Cài đặt báo cáo. Ở bên phải, chọn cài đặt xuất phù hợp và bấm OK (Hình B). Như bạn có thể thấy, báo cáo này cho phép người dùng cuối tải xuống dữ liệu tóm tắt.
Hình B
Cách sử dụng Phân tích trong Excel
Là người tiêu dùng, cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để xuất tập dữ liệu sang Excel là sử dụng tính năng Phân tích trong Excel. Trong khi xem báo cáo, hãy nhấp vào Xuất và chọn Phân tích trong Excel từ danh sách thả xuống (Hình C).
Hình C
Tính năng này sao chép tập dữ liệu sang Excel dành cho web để truy cập nhanh chóng và dễ dàng. Từ đó, bạn có thể tải tệp .xlsx xuống hệ thống cục bộ của mình. Đó là tin tốt. Tin xấu là cấu trúc vốn có của dữ liệu đã xuất: Tính năng này xuất dữ liệu tóm tắt, theo nghĩa đen, dưới dạng PivotTable. Bạn không nhận được tập dữ liệu thô.
NHÌN THẤY: Khám phá những mẹo Excel này mà mọi người nên nắm vững.
Tùy thuộc vào cấu hình tổ chức của bạn, Phân tích trong Excel thậm chí có thể không khả dụng. Nếu bạn đang theo đuổi dữ liệu dưới dạng tập dữ liệu đơn giản thay vì PivotTable hoặc tính năng này không khả dụng, thì bạn có thể dựa vào các tùy chọn khác.
Cách sao chép bảng trong Power BI Desktop
Nếu bạn sở hữu tệp báo cáo và người tiêu dùng hỏi bạn về tập dữ liệu của nó, nhưng bạn không có tệp .xlsx gốc, thì bạn có thể tạo một tệp bằng Power BI Desktop. Chỉ cần mở báo cáo trong Power BI Desktop. Bên trái là ba biểu tượng. Nhấp vào Dữ liệu – cái ở giữa – để xem tập dữ liệu.
NHÌN THẤY: Tìm hiểu cách tạo bảng ngày trong Power BI.
Nhấp chuột phải vào bảng và chọn Sao chép bảng (Hình dung). Làm như vậy sẽ sao chép tập dữ liệu vào Clipboard. Từ đó, mở một sổ làm việc Excel trống và dán tập dữ liệu vào một trang tính. Bây giờ bạn có thể gửi nó cho đồng nghiệp của bạn.
Hình dung
Cách xuất dữ liệu từ báo cáo Power BI
Là người tiêu dùng, bạn sẽ phải làm việc chăm chỉ hơn một chút và xuất từ báo cáo; những gì bạn sẽ nhận được tùy thuộc vào các quyền cụ thể do nhà thiết kế đặt hoặc cài đặt mặc định của Power BI.
Hình E hiển thị hai hình ảnh hóa dựa trên một báo cáo. Ngược lại, báo cáo đó dựa trên tập dữ liệu — đó là tập dữ liệu mà bạn đang theo đuổi.
Hình E
Nếu chủ sở hữu đặt quyền xuất trong Power BI Desktop khi tạo báo cáo, thì bạn sẽ có thể xuất tập dữ liệu. Quá trình này rất đơn giản, nhưng hãy nhớ rằng nó có thể không trả về tập dữ liệu đầy đủ. Để xuất dưới dạng người tiêu dùng, hãy làm như sau:
- Di chuột qua ô hoặc hình ảnh được đề cập.
- Bạn sẽ thấy dấu chấm lửng (…) ở góc trên bên phải. Nếu không, hãy nhấp vào phía trên hình ảnh.
- Từ danh sách thả xuống dấu chấm lửng, hãy chọn Xuất dữ liệu (Hình E).
- Trong hộp thoại xuất hiện, hãy chọn định dạng .xlsx từ menu thả xuống Định dạng tệp (Hình F). Bạn cũng có thể chọn xuất tệp .csv.
- Lưu ý rằng Power BI giới hạn lần xuất cụ thể này đối với dữ liệu tóm tắt. Điều này có nghĩa là bạn có thể tải xuống dữ liệu nhìn thấy trong hình ảnh, nhưng không phải toàn bộ tập dữ liệu. Nếu bạn muốn tập dữ liệu hoàn chỉnh, bạn có thể dừng tại đây và liên hệ với chủ sở hữu. Bạn cũng có thể thấy cảnh báo về độ nhạy cảm, đặc biệt nếu tổ chức của bạn có sẵn các quy tắc về cách xử lý dữ liệu nhạy cảm.
Hình F
- Để xuất, nhấp vào Xuất.
- Khi được trình duyệt của bạn nhắc, hãy nhấp vào Mở.
Tệp đang mở sẽ là tệp Excel .xlsx. Không chắc rằng dữ liệu tóm tắt sẽ là những gì bạn đang theo đuổi vào thời điểm này. Kiểm tra Bước 4. Nếu bạn đã lọc hình ảnh trực quan trước khi xuất, Power BI sẽ xuất kết quả của bộ lọc đó. Quay lại báo cáo, xóa mọi bộ lọc và thử lại.
Nếu bạn đủ may mắn để lấy tất cả dữ liệu, bạn có thể sử dụng Excel để làm việc với dữ liệu này giống như bất kỳ dữ liệu nào khác.
Cách xuất từ bảng điều khiển Power BI
Bảng điều khiển Power BI là sản phẩm cuối cùng mà nhà thiết kế muốn người dùng cuối nhìn thấy. Xuất từ trang tổng quan tương tự như quy trình trên đối với báo cáo, nhưng trừ khi các quyền cho phép xuất, bạn sẽ không nhận được gì.
Trình đơn thả xuống dấu chấm lửng sẽ có nhiều tùy chọn hơn và danh sách có thể giới hạn bạn chỉ xuất dưới dạng tệp .csv. Nếu bạn có thể tải xuống tệp .csv, bạn có thể mở tệp này trong Excel bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu. Trong nhóm Lấy & Chuyển đổi Dữ liệu, bấm vào Lấy Dữ liệu. Sau đó, chọn Từ tệp và cuối cùng là Từ văn bản/CSV.
Xuất tập dữ liệu Power BI
Việc bạn có thể tải xuống toàn bộ tập dữ liệu từ báo cáo hoặc trang tổng quan hay không tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với dữ liệu. Nếu bạn là chủ sở hữu và bạn có Power BI Desktop, tác vụ xuất của bạn rất đơn giản. Nếu bạn là người tiêu dùng và nhà thiết kế không đặt quyền xuất cho tập dữ liệu, thì bạn phải liên hệ với nhà thiết kế để lấy tập dữ liệu.
Nếu bạn đang gặp khó khăn với Microsoft Power BI, hãy khám phá danh sách các công cụ kinh doanh thông minh tốt nhất của chúng tôi để xem phần mềm nào có thể phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.
