8 mẹo cần thiết để quản lý tiền lương cho doanh nghiệp nhỏ

Biên chế là một hoạt động cổ phần cao. Xét cho cùng, ngay cả những sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến những vụ kiện lớn và vi phạm lao động.

Căn phòng chật hẹp cho sai sót này là lý do tại sao nhiều nơi làm việc thực thi các chính sách nghiêm ngặt. Nhưng đây không phải là một quá trình dễ dàng. Chẳng hạn, có thể mất thời gian để phát triển một quy trình giới thiệu thống nhất. Tuy nhiên, có nhiều cách bạn có thể làm cho việc cắt giảm lương dễ dàng hơn.

Hãy xem tám lời khuyên quan trọng về cách tính lương cho một doanh nghiệp nhỏ.

Chuyển đến:

Xác định lịch trả lương

Chỉ riêng sự hào phóng không phải là lý do khiến người lao động được trả lương hàng tuần hoặc hai tuần. Thay vào đó, luật tiểu bang quy định mức độ thường xuyên mà người sử dụng lao động phải cắt giảm tiền lương.

Tất cả 50 tiểu bang của Hoa Kỳ bắt buộc phải thanh toán ít nhất mỗi tháng một lần. Nhưng hầu hết các tiểu bang yêu cầu lịch trình thường xuyên hơn, hai lần một tháng trở lên. Hơn nữa, một số địa phương quy định tần suất trả lương khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc của nhân viên.

Ví dụ, New York quy định các khoản thanh toán hàng tuần cho công nhân lao động chân tay. Tuy nhiên, nhân viên văn thư có thể chỉ được trả hai lần một tháng. California, New Hampshire và Texas, trong số các tiểu bang khác, cũng có luật trả lương phức tạp.

Những quy định đa dạng này có nghĩa là bạn phải xây dựng một lịch trình trả lương nghiêm ngặt. Bạn cũng cần tuân thủ các khung thời gian khác nhau cho từng phân loại nhân viên. Việc không tuân thủ các luật này có thể nhanh chóng dẫn đến một vụ kiện tốn kém.

Bám sát ngân sách tiền lương

Một khi bạn đã tìm ra khi để trả tiền folks, bạn phải xác định bao nhiêu tiền mặt để món ăn ra. Quá trình này liên quan đến việc lập ngân sách truyền thống.

Giả sử bạn cần thuê năm nhân viên mới. Bạn sẽ muốn xác định số tiền bạn có thể chi cho lao động trong vòng 6 đến 12 tháng tới. Sau đó, bạn có thể ấn định mức lương phù hợp cho từng vị trí trong năm vị trí mới.

Tất nhiên, điều này cũng liên quan đến việc nghiên cứu tỷ lệ thị trường cho nhân tài mà bạn cần. Trả mức lương tối thiểu cho một kỹ sư có tay nghề cao sẽ không hiệu quả. Vì vậy, hãy nhớ làm bài tập về nhà của bạn để tránh bị từ chối lời mời làm việc (và lãng phí thời gian).

XEM: Dịch vụ trả lương giá rẻ tốt nhất cho năm 2023

Biết thời hạn nộp thuế bảng lương

Cái chết và thuế là những điều chắc chắn duy nhất của cuộc sống. Ồ, và hình phạt cho việc thiếu thuế cũng vậy.

Do đó, bạn sẽ cần lập kế hoạch cho thời hạn nộp thuế của tiểu bang và liên bang. Nhiều doanh nghiệp phải nộp cả hàng năm và hàng quý. Bất kể, quá trình này liên quan đến nhiều thứ hơn là đánh dấu một ngày trên lịch. Bạn cũng sẽ cần lập ngân sách để có đủ khả năng thanh toán số tiền cần thiết.

IRS đôi khi yêu cầu tiền gửi trong suốt cả năm để giữ cho các chủ doanh nghiệp nhỏ đi đúng hướng. Cơ quan liên bang giữ số tiền này để bạn không bị thiếu khi đến hạn nộp thuế.

Điểm mấu chốt, xác định thời điểm đến hạn nộp thuế biên chế của tiểu bang và liên bang và ngân sách phù hợp.

Phân loại nhân viên chính xác

Nhiều công ty, chẳng hạn như dịch vụ đi chung xe Uber, đã bị chỉ trích vì đối xử với các nhà thầu như nhân viên. Những cáo buộc này đã gây ra các vụ kiện trị giá hàng triệu đô la và nhiều dư luận xấu.

Bất kể lập trường của bạn về vấn đề này là gì, những rắc rối pháp lý này cho thấy tầm quan trọng của việc phân loại nhân viên phù hợp. Ví dụ: các nhà thầu độc lập sử dụng biểu mẫu IRS 1099 thường cho rằng họ giống nhân viên hơn. Sự tranh chấp này là gốc rễ của nhiều tranh chấp lao động và luật pháp, chẳng hạn như luật AB-5 của California.

Để tránh những rắc rối pháp lý, hãy tham khảo ý kiến ​​​​luật sư để đánh giá trung thực sự phân loại của nhân viên. Mặc dù nhân viên W-2 thường có giá cao hơn so với nhà thầu, nhưng việc phân loại phù hợp về lâu dài sẽ rẻ hơn so với các vụ kiện tốn kém.

Theo dõi luật lao động và thuế

Khi bạn đã phân loại công nhân một cách thích hợp, bạn phải đảm bảo các điều kiện làm việc tuân thủ. Các quy định này đề cập đến thời gian nghỉ giải lao, thiết bị an toàn và trả lương làm thêm giờ, cùng các vấn đề khác. Và nhiều mục chồng chéo với cách nhân viên được trả lương.

Giống như các nhiệm vụ khác, các chi tiết khác nhau giữa các tiểu bang. Một số tiểu bang, như California, yêu cầu nghỉ ăn 30 phút trong một ca dài. Các bang khác, như West Virginia, chỉ cần ăn trưa 20 phút. Về tiền lương, một số địa phương yêu cầu thời gian này xảy ra trên đồng hồ.

Thiết bị an toàn và đồng phục cũng ảnh hưởng đến tiền lương. Nếu bạn yêu cầu đồng phục, bạn có thể phải hoàn trả cho nhân viên những mặt hàng quần áo này. Điều tương tự cũng xảy ra với các thiết bị bảo hộ. Rõ ràng, bảng lương không chỉ bao gồm tiền lương theo giờ.

Nói tóm lại, hãy phân tích cẩn thận luật lao động của tiểu bang của bạn để xây dựng một nơi làm việc tuân thủ. Và đảm bảo ngân sách cho các hạng mục bắt buộc này, như thời gian nghỉ ngơi và thiết bị. Nếu bạn cần trợ giúp, hãy xem các tiêu đề phần mềm tính lương tốt nhất để hỗ trợ bạn.

Thiết kế các quy trình lên tàu và lên tàu vững chắc

Thật vậy, có rất nhiều yêu cầu pháp lý cần nhớ. Nhưng nhân viên của bạn cũng phải hiểu những chủ đề này.

Do đó, bạn sẽ cần phải phát triển một quy trình vững chắc để tuyển dụng (tích hợp) và chấm dứt hợp đồng lao động (ngoại trú). Các quy trình này nên giải thích rõ ràng các yêu cầu đối với nhân viên và người quản lý. Ví dụ: người quản lý cần biết các bước hành chính để cho nhân viên nghỉ việc để đảm bảo hồ sơ là chính xác và các bước thích hợp được thực hiện — vì vậy, rõ ràng khi nào nhân viên thôi việc sẽ nhận được khoản lương cuối cùng và khi nào trợ cấp của họ sẽ kết thúc.

Nhiều nhà tuyển dụng biên soạn các chính sách ở định dạng chất kết dính hoặc kỹ thuật số. Một số tập hợp các khóa đào tạo hoặc thiết lập một liên hệ nội bộ với tư cách là một người nhất quán. Bất kể bạn thông báo cho mọi người bằng cách nào, hãy yêu cầu mọi người ký vào bất kỳ biểu mẫu hiện hành nào để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trước các vấn đề pháp lý.

Nhận phần mềm chấm công cho nhân viên theo giờ

Bạn sẽ cần phần mềm theo dõi thời gian để quản lý thời gian bấm giờ nếu bạn thuê nhiều nhân viên làm việc theo giờ. Những công cụ kỹ thuật số này có thể ghi lại ca làm việc xuống từng giây. Ngoài ra, phần mềm tiên tiến có thể giúp bạn phát hiện ra hành vi gian lận, cập nhật thời hạn nộp thuế và thậm chí tự động cắt giảm lương, cùng nhiều đặc quyền tiện lợi khác.

Một số tiêu đề phần mềm phổ biến bao gồm OnPay, QuickBooks Payroll và Gusto. Ngoài ra còn có các tùy chọn dành riêng cho các ngành cụ thể. Ví dụ: 7shifts là một nhà hàng yêu thích.

Xem lại dữ liệu bảng lương cho mỗi kỳ lương

Không ai hoàn hảo — và điều đó bao gồm cả công nhân. Với suy nghĩ này, sai sót trong bảng lương là không thể tránh khỏi. Một số thì vô tội, chẳng hạn như một người quên bấm giờ. Tuy nhiên, những người khác thì nham hiểm hơn, chẳng hạn như những người đăng nhập nhiều giờ hơn so với thực tế họ làm việc.

Những sự cố này là lý do tại sao bạn phải kiểm toán mỗi kỳ thanh toán. Ngay cả một ca vô tình trùng lặp cũng có thể dẫn đến tổn thất đáng kể theo thời gian.

Nếu những cuộc kiểm tra này có vẻ quá tốn thời gian, hãy xem xét việc thuê một quản trị viên nhân sự hoặc biên chế bán thời gian. Những lỗi mà họ mắc phải có khả năng khiến vai trò của họ phải trả giá đắt.

Thiết lập bảng lương của bạn để thành công

Chạy biên chế là một quá trình quy định chặt chẽ. Việc không tuân thủ luật lao động hoặc cắt giảm lương quá muộn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Để giúp tránh các vấn đề, hãy liên tục theo dõi các quy tắc mới ở các tiểu bang mà doanh nghiệp của bạn hoạt động. Và phát triển các chính sách nội bộ cứng nhắc để đảm bảo quy trình trả lương tuân thủ, đáng tin cậy.

Đừng lo lắng nếu điều này có vẻ như là rất nhiều để giải quyết. Phần mềm tính lương, chẳng hạn như ADP, có thể giúp bạn luôn cập nhật mọi thứ. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tính lương vững chắc, hãy xem các mục yêu thích của chúng tôi dành cho phần mềm tính lương dành cho doanh nghiệp nhỏ.