Danh mục: Word

Việc xóa số trang khỏi một vài nhưng không phải tất cả các trang trong Microsoft Word có thể khó khăn nếu bạn không biết về ngắt phần. Hướng dẫn Word này chỉ ra cách bắt đầu số trang một cách hiệu quả ở đâu đó sau một vài trang đầu tiên.

Hầu hết các tài liệu Microsoft Word dài hơn đều có số trang, nhưng không phải tất cả chúng đều bắt đầu đánh số trang trên trang đầu tiên. Trang đầu tiên đó có thể là thư xin việc hoặc trang tiêu đề. Ngoài ra, sau trang đầu tiên đó, tài liệu có thể chứa mục lục hoặc một số vấn đề khác mà bạn không muốn đánh số. Bắt đầu sơ đồ đánh số trang của tài liệu Word sau một vài trang đầu tiên không khó nhưng bạn phải chèn dấu ngắt phần. Trong hướng dẫn Microsoft Word này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu số trang một cách hiệu quả ở đâu đó sau một vài trang đầu tiên.

Thông tin thêm về phần mềm

Tôi đang sử dụng Microsoft Office trên hệ thống Windows 10 64-bit, nhưng bạn có thể sử dụng phiên bản cũ hơn. Tôi khuyên bạn nên tạm ngừng nâng cấp lên Windows 11 cho đến khi giải quyết xong tất cả các vấn đề. Để thuận tiện cho bạn, bạn có thể tải xuống các tệp .docx và .doc. Bạn không thể chèn các ngắt phần trong Word cho web, vì vậy bạn sẽ muốn sử dụng màn hình Word. Chúng tôi sẽ làm việc với tiêu đề Word, nhưng mọi thứ đều giống nhau ở phần chân trang.

Xem xét nhu cầu của bạn

Nếu may mắn, bạn sẽ làm việc với một tài liệu Word mới; nếu không, bạn sẽ cần phải xem xét cẩn thận sơ đồ đánh số trang hiện có, vì rất dễ xóa một thiết lập gây nhầm lẫn cho toàn bộ tác phẩm. Thật không may, không có gạch đầu dòng màu bạc cho các số trang hiện có, nhưng những điều sau đây sẽ đủ toàn diện để giúp bạn đến gần:

• Kiểm tra đầu trang và chân trang để tìm các trang không được đánh số trong vấn đề chính. Nhiều khả năng bạn sẽ không tìm thấy cài đặt đánh số trang nào nhưng hãy kiểm tra.
• Kiểm tra đầu trang và chân trang cho trang đầu tiên trong mỗi chương.
• Kiểm tra đầu trang và chân trang trên trang cuối cùng.
• Kiểm tra đầu trang và chân trang trong tất cả các phân đoạn tham chiếu: mục lục, bảng số liệu, chỉ mục, v.v.

Một khi bạn biết những gì bạn có, bạn có thể quyết định những gì nên giữ và những gì cần loại bỏ. Đây là một tình huống mà một bài báo sẽ không giúp ích cho bạn. Nếu bạn đang làm việc với một tài liệu mới, chẳng hạn như tài liệu bốn trang được hiển thị trong hình, giai đoạn lập kế hoạch đơn giản hơn nhiều. Cụ thể, chúng ta không muốn đánh số trang trên trang tiêu đề hoặc mục lục, trang 1 và 2, tương ứng.

Một lời khuyên nữa. Nếu bạn đang làm việc với các phần và ngắt trang bắt buộc, việc bật Hiển thị / Ẩn sẽ hữu ích vì nó hiển thị mã ngắt trang và phần. Để bật tính năng này, hãy nhấp vào tùy chọn Hiển thị / Ẩn trong nhóm Đoạn văn trên tab Trang đầu. Nhấp một lần nữa để tắt nó.

Bước một: Ngắt mục

Khi bạn không muốn hiển thị số trang trên một vài trang đầu tiên, bạn phải sử dụng ngắt phần. Không có cách nào xung quanh nó. Chèn ngắt phần cho phép bạn đặt các định dạng khác nhau cho các phần khác nhau. Nó là xương sống của một tài liệu bận rộn với nhiều yêu cầu định dạng.

Xem lại các yêu cầu đánh số tài liệu của chúng tôi, chúng tôi muốn đánh số trang bắt đầu trên trang 3. Để thực hiện điều này, hãy chèn dấu ngắt phần vào cuối trang 2 như sau:

1. Chọn ngắt trang cứng trên trang 2, như được hiển thị trong hình dưới. Đây là nơi mà việc bật Hiển thị / Ẩn sẽ giúp ích cho bạn. Dấu ngắt phần mà chúng tôi sẽ chèn bao gồm dấu ngắt trang, vì vậy bạn không cần ngắt cứng hiện tại ở đó.
2. Nhấp vào tab Bố cục.
3. Trong nhóm Thiết lập Trang, bấm vào tùy chọn Ngắt.
4. Từ menu thả xuống, hãy chọn Trang Tiếp theo từ phần Ngắt phần

Hiển thị ngắt phần mới. Như bạn có thể thấy, ngắt trang cứng bắt buộc đã được thay thế bằng ngắt phần và văn bản vẫn bắt đầu trên trang 3. Nếu ngắt trang bắt buộc hiển thị ở đầu trang 3, hãy chọn nó và xóa nó.

Với dấu ngắt phần đúng, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đánh số trang ở trang 3.

Bước hai: Số trang

Với ngắt phần tại chỗ, bạn có thể bật đánh số trang như sau:

1. Chuyển đến trang 3 hoặc 4.
2. Bấm đúp vào vùng tiêu đề để mở nó ở chế độ chỉnh sửa.
3. Trên tab Đầu trang & Chân trang theo ngữ cảnh, bấm Số Trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang.
4. Chọn Đầu trang từ trình đơn thả xuống kết quả và sau đó chọn Số 1. Bạn có thể chọn thứ gì đó khác nhưng giữ mọi thứ càng đơn giản càng tốt.

Bật đánh số trang, bật nó cho trang 3 và 4, nhưng cả trang 2, điều mà chúng tôi không muốn. Để tắt đánh số trang cho trang 2, chúng ta cần bỏ liên kết các tiêu đề giữa phần 1 và phần 2. Để kết thúc, hãy nhấp vào tab tiêu đề trên trang hai — tab ngay dưới tiêu đề hiển thị “Header-Section 2-”. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Liên kết đến Trước được hiển thị trong Hình E trong nhóm Điều hướng. Làm như vậy sẽ hủy liên kết hai phần. Như bạn có thể thấy trong Hình F, số của trang 2 đã biến mất. Số trang bây giờ bắt đầu từ trang 3.

Có một bước nữa mà bạn có thể muốn thực hiện — nhưng nó không cần thiết.

Bước ba: Thay đổi số trang đầu

Khi bạn tắt đánh số trang cho các vấn đề chính, chẳng hạn như trang tiêu đề và mục lục của chúng tôi, bạn có thể muốn thay đổi hiển thị số trang đến 1. Trong trường hợp của chúng tôi, nó thực sự là trang 3, nhưng đó là vấn đề chính. Để bắt đầu số trang với trang 1, hãy làm như sau:

1. Khi mở tiêu đề, hãy chọn trang 3 trên trang 3.
2. Bấm Số Trang trong nhóm Đầu trang & Chân trang.
3. Chọn Định dạng Số Trang.
4. Trong phần Đánh số trang của hộp thoại kết quả, hãy chọn tùy chọn Bắt đầu Tại và nhập 1, như được hiển thị trong hình.
5. Bấm OK.

Như bạn có thể thấy trong hình số trang bây giờ bắt đầu từ 1 thay vì 3. Đây là bước bạn không phải thực hiện, nhưng thật tốt khi biết rằng bạn có thể làm được.

Đây là một bài tập đơn giản, nhưng rất dễ nhầm lẫn nếu bạn chèn số trang trước chèn các dấu ngắt phần thích hợp. Nếu bạn bắt đầu với việc đánh số trang trước tiên, bạn có thể đi vòng lại để cố gắng làm cho tất cả hoạt động. Nếu bạn chỉ tắt trang đầu tiên, hãy sử dụng tùy chọn Trang đầu tiên khác nhau thay vì chèn ngắt phần.

Trong Microsoft 365, có hàng trăm biểu tượng đại diện cho phần mềm, tệp và hơn thế nữa. Khi tài liệu Microsoft Word cần vui vẻ, hãy xem xét thêm các biểu tượng bằng cách làm theo các bước trong hướng dẫn này.

Tài liệu Microsoft Word không chỉ dành cho văn bản – tùy thuộc vào mục đích của tài liệu, bạn có thể thêm tệp đồ họa, hình ảnh, v.v. Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng trong tài liệu Word; những đồ họa này mang tính biểu tượng và phổ quát, vì vậy việc chèn các biểu tượng sẽ mang lại tác động trực quan ngay lập tức. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách chèn các biểu tượng trong tài liệu Word và sau đó sửa đổi chúng theo một số cách.

Tôi đang sử dụng Microsoft 365 trên hệ thống Windows 10 64-bit. Tôi khuyên bạn nên tạm ngừng nâng cấp lên Windows 11 cho đến khi giải quyết xong tất cả các vấn đề. Biểu tượng chỉ có sẵn cho người đăng ký Microsoft 365. Để thuận tiện cho bạn, bạn có thể tải xuống tệp .docx trình diễn. Tôi đang sử dụng Word, nhưng bạn có thể chèn các biểu tượng trong các ứng dụng Microsoft 365 khác.

Cách truy cập các biểu tượng trong Microsoft Word

Trong ngữ cảnh của Microsoft 365, một biểu tượng là một biểu tượng hoặc đại diện đồ họa cho các tùy chọn, tệp, phần mềm, v.v. Ở đó và hàng trăm biểu tượng đại diện cho tất cả các loại. Chúng được sử dụng miễn phí; không có tiền bản quyền hoặc bản quyền.

Mặc dù các biểu tượng không có sẵn cho các phiên bản cũ hơn, chúng dễ dàng chèn như bất kỳ tệp đồ họa nào khác:

1. Bấm vào nơi bạn muốn chèn biểu tượng.
2. Bấm vào tab Chèn và sau đó bấm vào Biểu tượng trong nhóm Hình minh họa.
3. Trong cửa sổ kết quả, bạn có thể chọn một danh mục; Tôi đã chọn Nghệ thuật. Có một mũi tên ở cuối menu danh mục. Bạn có thể nhấp vào đó để xem nhiều danh mục hơn nữa, nhưng đừng làm như vậy ngay bây giờ.
4. Các biểu tượng có sẵn cập nhật khi bạn chọn danh mục hoặc nhập văn bản tìm kiếm. Chọn chú hề đầu tiên và nhấp vào Chèn.

Điều đó thật dễ dàng! Hiển thị biểu tượng đã chèn, nhưng chúng ta không phải dừng lại ở đây.

Cách sửa đổi các biểu tượng trong Word

Biểu tượng chú hề là được, nhưng bạn có thể thực hiện các thay đổi đơn giản nếu muốn: Bạn có thể coi chúng giống như bất kỳ hình dạng nào khác. Cụ thể, bạn có thể thay đổi kích thước, màu sắc, vị trí, v.v. Hãy thực hiện một vài thay đổi để làm sáng anh ta một chút, mặc dù thành thật mà nói, ngay cả biểu tượng cũng khiến tôi khó hiểu một chút.

Đầu tiên, hãy thay đổi màu sắc và đường viền như sau:

1. Chọn biểu tượng.
2. Trên tab Định dạng Đồ họa theo ngữ cảnh, bấm Điền Đồ họa trong nhóm Kiểu Đồ họa.
3. Từ bảng màu kết quả, chọn màu đỏ tươi.
4. Với biểu tượng vẫn được chọn, nhấp vào tùy chọn Đường viền đồ họa và chọn màu đen và trọng lượng ¾ điểm.

Hiển thị chú hề sau khi thực hiện những thay đổi nhanh chóng này, nhưng chúng tôi vẫn chưa hoàn thành!

Bây giờ, hãy cho anh ta một chút ánh sáng hạt nhân bằng cách sử dụng Hiệu ứng đồ họa:

1. Với biểu tượng đã chọn, bấm Định dạng Đồ họa và chọn Hiệu ứng Đồ họa trong nhóm Kiểu Đồ họa.
2. Từ menu thả xuống, chọn Phát sáng.
3. Từ danh sách kết quả, chọn hình thu nhỏ màu cam cuối cùng.

Như bạn có thể thấy trong anh ấy phát sáng!

Hiện tại, chú hề đang ở chế độ chân dung. Hãy xoay anh ta một chút. Với biểu tượng được chọn, hãy nắm lấy tay cầm Xoay và kéo sang trái hoặc phải một chút để anh ta hơi xoay. Ngoài ra, hãy sử dụng một trong các chốt điều chỉnh kích thước ở góc để làm cho biểu tượng lớn hơn một chút.

Giống như hầu hết các đồ họa, bạn cũng có sẵn nhiều tùy chọn gói văn bản. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tùy chọn này bằng cách đọc Cách sử dụng nhiều tùy chọn gói văn bản trong Microsoft Word. Hãy kéo văn bản lên xung quanh biểu tượng như sau:

1. Với biểu tượng được chọn, hãy nhấp vào Thẻ SmartTag Tùy chọn Bố cục .
2. Trong ngăn kết quả, nhấp vào tùy chọn Hình vuông được hiển thị trong.

Hiển thị biểu tượng chú hề đã hoàn thành của chúng tôi sau khi thực hiện một số sửa đổi, nhưng chúng tôi có thể làm được nhiều hơn thế. Ví dụ, bộ sưu tập Kiểu đồ họa cung cấp một số tùy chọn đặt trước để phác thảo nhanh, màu sắc và thậm chí cả tùy chọn độ trong suốt. Một trong những tùy chọn thú vị nhất là Chuyển đổi thành Hình dạng trong nhóm Thay đổi. Việc chọn tùy chọn này coi biểu tượng của bạn là một nhóm các hình dạng thay vì một đối tượng duy nhất. Bằng cách này, bạn có thể thay đổi các phần của biểu tượng. Ví dụ, bạn có thể muốn thay đổi màu mắt hoặc màu tóc.

Chèn và sửa đổi một biểu tượng cho phép bạn thiết lập tâm trạng. Trong ví dụ này, tôi rất vui, nhưng trong các tài liệu chuyên nghiệp, bạn có thể muốn thêm các biểu tượng đại diện cho tổ chức của bạn hoặc quan điểm của bạn theo cách đồ họa.

Nếu bạn mới bắt đầu tìm hiểu về cách sử dụng Word, thì việc nắm được những thao tác cơ bản là nền tảng đầu tiên. Khi đã biết về các thao tác cơ bản trong Word, thì việc làm chủ phần mềm này sẽ chỉ còn là vấn đề thời gian. Và tại website cunghoctin.com, mình có đầy đủ các bài tự học Word để bạn có thể làm chủ phần mềm này.

Và trở lại với nội dung của bài viết này, chia sẻ với bạn những thao tác cơ bản trong Word. Đó là các thao tác như mở, lưu, đóng file Word. Hoặc các nhóm thao tác định dạng văn bản trong Word. Các thao tác căn lề, chọn khổ giấy… Các thao tác sao chép, cắt dán văn bản… Mời bạn đón xem nội dung chi tiết trong video và hình ảnh minh họa dưới đây…

Các thao tác cơ bản trong Word bạn cần sử dụng thành thạo

Đây là một số thao tác cơ bản được áp dụng trên mọi phiên bản Word. Do đó, dù bạn đang dung phiên bản nào, thì các thao tác vẫn là như vậy. Dưới đây là một số nhóm thao tác mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên khi làm việc trên Word.

Các thao tác mở, lưu và đóng file Word

Đây là những thao tác bắt buộc khi làm việc trên phần mềm này. Và cũng như hầu hết các phần mềm khác bạn đã dùng, nhóm thao tác về tắt, mở và lưu file Word cũng sẽ tương tự.

Để mở một file Word mới, bạn chỉ cần click đúp vào một biểu tượng Word ngoài desktop. Hoặc, bạn có thể tìm đến biểu tượng Word trong menu start của Windows.

Để lưu file Word, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + S trên bàn phím. Sau đó, đặt tên cho file và nhấp vào Save để lưu lại. Ngoài ra, bạn có nhiều cách khác để lưu file Word, chi tiết bạn tham khảo trực tiếp trong nội dung video.

Để đòng file Word, bạn click vào dấu X ở góc trên cùng bên phải.

Cách định dạng văn bản trong Word

Để định dạng cho văn bản, đầu tiên bạn cần bôi đen văn bản. Sau đó trong tab Home, bạn tìm box Font, và có thể thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, viết chữ đậm, chữ in nghiêng… Ngoài ra trong box Paragraph, bạn có thể căn chỉnh văn bản sang trái, phải, giữa, hai bên…

Ở khung màu đỏ thứ nhất là box Font.Box này cho phép bạn có thể thiết lập kiểu chữ đậm, nghiêng, gạch chân… Đồng thời, bạn có thể thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ… Tại box được khoanh đỏ thứ hai chính là Paragraph. Tại đây, bạn có thể căn chỉnh văn bản sang trái, phải, giữa, hai bên…

Các thao tác căn lề, chọn khổ giấy

Ở bài viết chia sẻ về cách căn lề trong Word sau, sẽ chia sẻ chi tiết về nội dung này. Để căn chỉnh lề, bạn click vào tab Layout. Sau đó, bạn chọn Margins, chọn tiếp Custom Margins và điều chỉnh kích thước căn lề. Ngoài ra cũng trong tab Layout, bạn có thể chọn khổ giấy là ngang, hoặc dọc trong Orientation. Bên cạnh Orientation, bạn có thể chọn loại giấy. Ví dụ A4, A5…

Trong tab Layout, bạn có thể căn lề cho văn bản tại Margins. Tiếp theo là Orientation, mục này cho phép bạn chọn khổ giấy dọc hoặc ngang. Tiếp đến là Size, phần này bạn có thể chọn khổ giấy như A4, A5…

Các thao tác sao chép, cắt, dán, xóa văn bản

Đây cũng là những thao tác cơ bản trong Word. Những thao tác này bạn sẽ thường xuyên sử dụng trên Word cũng như trên các phần mềm Excel, Powerpoint. Bạn có nhiều cách để sao chép, cắt, dán, xóa văn bản. Nhưng để nhanh nhất, bạn nên dùng phím tắt. Sau khi bạn bôi đen đoạn văn bản, thì bạn có thể dùng các phím tắt sau:

• Ctrl + C: Sao chép văn bản
• Ctrl + X: Cắt văn bản
• Ctrl + V: Dán văn bản. Trước khi dán, bạn cần phải copy, sau đó chọn vị trí cần dán và nhấn tổ hợp phím này.
• Phim Delete trên bàn phím: Xóa văn bản mà bạn vừa bôi đen.

Các thao tác tìm kiếm, thay thế trong Word

Khi làm việc với Word, nhiều khi bạn cần tìm kiếm, hoặc thay thế một từ hay cụm từ nào đó. Đây là việc thường xuyên gặp khi làm trên Word. Và trên tất cả các phiên bản Word, bạn có thể dễ dàng làm việc này. Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt dưới đây:

• Ctrl + F: Tìm kiếm một từ hay cụm từ nào đó trong file Word.
• Ctrl + H: Bạn có thể thay thế từ bằng từ khác trong văn bản.

Và như vậy ở nội dung bài viết này đã chia sẻ đến bạn một số thao tác cơ bản trong Word. Ngoài những thao tác này, ở các bài viết tiếp theo cunghoctin.com sẽ chia sẻ thêm về nhiều thao tác hữu ích khác.